Dans une imprimerie, chaque commande est un travail unique : son papier, son tirage, son façonnage et sa date. L'administration des ventes vérifie que ce qui a été vendu est bien ce qui part en fabrication, que la date annoncée tient compte du façonnier, et que la facture reprend la quantité réellement livrée.

Ce qu'il fait chaque jour chez vous

Transformer le devis accepté en ordre de fabricationIl vérifie que le bon de commande du client reprend le devis à l'identique, quantité, papier et finitions, avant de créer l'ordre de fabrication dans le MIS.
Confirmer la commande et la date au clientIl envoie l'accusé de réception avec la date de livraison calculée depuis la signature du BAT, et pas depuis la commande, pour éviter un malentendu.
Vérifier la disponibilité du papierIl contrôle avec les achats que le papier et le grammage vendus sont en stock ou commandés, et prévient le commercial si un équivalent doit être proposé.
Suivre les travaux sous-traitésPour la dorure, le pelliculage ou la reliure confiés à un façonnier, il note les dates de départ et de retour et alerte dès qu'un retour glisse.
Organiser les livraisonsIl prépare les bons de livraison avec le nombre de cartons, le poids et l'adresse exacte, et répartit les livraisons multiples quand le client a plusieurs points de dépôt.
Préparer la facturation des travaux livrésIl transmet à la facturation la quantité réellement livrée, les suppléments acceptés en cours de route et les corrections d'auteur facturables après BAT.

Sur le terrain

Un papier en rupture chez le papetier

Une commande de brochures est validée sur un papier couché mat 170 g que le papetier annonce en rupture pour trois semaines. L'assistant ADV prévient le commercial le jour même avec deux équivalents disponibles et leur écart de prix. Le client choisit l'un d'eux, l'ordre de fabrication est corrigé et la date tient.

Une livraison en cinq points de vente

Une enseigne commande 10 000 affichettes à répartir entre cinq magasins. L'assistant ADV demande la répartition exacte, prépare cinq bons de livraison distincts avec le nombre d'exemplaires par magasin, et vérifie avec l'expédition que chaque colis porte la bonne adresse. La facture reprend ensuite le total réellement livré.

Les mots qu'il emploie chaque jour

MIS: Le logiciel de gestion de l'imprimerie (Masterprint, Cadratin, GamSys…) : il chiffre le devis, lance l'ordre de fabrication et crée le premier JDF.
BAT: Le bon à tirer : l'épreuve que le client signe et qui arrête tout, texte comme couleur, avant lancement machine.
Façonnage: Tout ce qui suit l'impression : coupe, pliage, rainage, piqûre, dos carré collé ; souvent le vrai délai du travail.
Grammage: Le poids du papier au mètre carré, qui décide du rendu, du pliage, du port et d'une partie du prix.

Son métier de départ : Assistant administration des ventes. Toute l'activité : Imprimerie offset et numérique.