Un travail d'imprimerie avance par pièces qui se débloquent l'une l'autre : pas de commande ferme, pas de papier commandé ; pas de fichier conforme, pas d'épreuve ; pas de BAT signé, pas de machine ; pas de bon de livraison signé, pas de facture propre. Le gestionnaire tient pour chaque dossier la liste de ces pièces, voit celle qui manque et la réclame à la bonne personne avant qu'elle ne coûte un jour.

Ce qu'il fait chaque jour chez vous

Ouvrir le dossier dès l'accord du clientÀ réception du devis signé ou du bon de commande, il crée le dossier dans le MIS et dans les dossiers partagés, avec la liste des pièces attendues selon le type de travail.
Exiger la bonne pièce avant chaque passageIl ne laisse pas un dossier entrer en prépresse sans fichiers, ni en machine sans BAT signé, et ne déclare livré qu'un dossier dont le bon porte la quantité réellement remise.
Relancer les éléments que le client doit fournirTextes définitifs, photos en haute définition, logo vectoriel, adresse de livraison : il relance par courriel le client ou son agence en précisant ce que le retard fait à la date de livraison.
Verser au dossier le rapport de preflightIl range le rapport de contrôle des fichiers, avec les fonds perdus, polices et images signalés, et la réponse du client, pour que chacun voie ce qui a été accepté en connaissance de cause.
Annoncer les dates dont dépend la livraisonDate limite des fichiers, date de signature de l'épreuve, date de reprise chez le façonnier : il prévient le commercial quelques jours avant chacune, quand on peut encore agir.
Remettre à chaque commercial ses dossiers ouvertsEn fin de journée, chaque commercial reçoit la liste de ses dossiers, l'étape atteinte et la pièce qui les retient, rangés par date de livraison.

Sur le terrain

Les photos du conseil d'administration

Le rapport annuel d'un groupe mutualiste a ses textes validés, mais les photos du conseil d'administration n'arrivent pas. Le gestionnaire voit que sans elles le BAT ne peut pas partir, alors que la livraison est fixée pour l'assemblée générale. Il écrit à l'agence en donnant la date au-delà de laquelle l'impression devra se faire de nuit, et relance deux jours plus tard. Les photos arrivent à temps.

Un bon signé sans quantité

Le transporteur rapporte un bon de livraison signé par le client, mais sans la quantité réellement remise, alors que le tirage livré dépasse un peu la commande. Le gestionnaire ne clôt pas le dossier : il demande au chef d'expédition la quantité palettisée, la fait inscrire sur le bon et transmet le document complet au service facturation, qui facture ainsi ce qui a vraiment été livré.

Les mots qu'il emploie chaque jour

BAT: Le bon à tirer : l'épreuve que le client signe et qui arrête tout, texte comme couleur, avant lancement machine.
Preflight: Le contrôle avant vol d'un PDF (PitStop, pdfToolbox) : fonds perdus, polices, résolution, couleurs et encrage, avec un rapport pour le client.
MIS: Le logiciel de gestion de l'imprimerie (Masterprint, Cadratin, GamSys…) : il chiffre le devis, lance l'ordre de fabrication et crée le premier JDF.
Fonds perdus: Le débord d'image au-delà du format fini, sans lequel la coupe laisse un filet blanc sur le bord.

Son métier de départ : Gestionnaire de dossiers. Toute l'activité : Imprimerie offset et numérique.