Dans le MIS et la comptabilité d'une imprimerie, le référentiel des papiers se dégrade vite : « Couché mat 135 », « CM 135 65x92 », « Mat 135 g » désignent le même papier et faussent stock, devis et statistiques. Les fournisseurs aussi se dédoublent, et la fausse demande de changement de coordonnées bancaires vise souvent les papetiers, dont les factures sont élevées et régulières. Ce sont des fiches, mais elles décident du prix et des paiements.

Ce qu'il fait chaque jour chez vous

Fusionner les papiers en doubleIl repère dans le MIS les références de papier de même gamme, même grammage et même format sous des noms différents, et propose une seule fiche avec un nom normalisé.
Vérifier toute création de fournisseurAvant d'ouvrir une fiche, il contrôle que le façonnier ou le papetier n'existe pas déjà sous un autre nom ou une autre adresse, et demande les pièces d'identification.
Bloquer un changement de RIB non vérifiéQuand un fournisseur annonce de nouvelles coordonnées bancaires par courriel, il prépare une vérification par un contact déjà connu et met le paiement en attente jusqu'à confirmation.
Tenir les plafonds de commande par personneIl tient à jour qui peut commander quoi et jusqu'à quel montant : papier pour un dossier, consommables d'atelier, pièces de presse, investissements.
Fermer les références que plus personne n'achèteIl archive les papiers abandonnés, les plaques d'un ancien CTP et les fournisseurs inactifs depuis longtemps, pour que les deviseurs ne choisissent plus une référence introuvable.
Suivre les demandes restées sans réponseIl liste les demandes de création ou de modification en attente, avec leur demandeur et leur ancienneté, et relance qui doit décider.

Sur le terrain

Un devis chiffré sur un papier disparu

Un deviseur avait chiffré une brochure sur une référence de papier encore active dans le MIS, mais abandonnée par le papetier depuis un an. L'assistant, en nettoyant le référentiel, a trouvé une vingtaine de références dans ce cas. Il a proposé de les archiver en indiquant pour chacune l'équivalent disponible, que le chef de fabrication a validé.

Le courriel du papetier qui changeait de banque

Un courriel au nom du principal papetier annonçait un changement de banque juste avant une échéance importante. L'assistant a relevé que l'adresse d'expédition différait d'une lettre et que le nouveau compte était à l'étranger. Il a suspendu la modification, écrit au contact commercial habituel par son adresse connue, et le papetier a confirmé n'avoir rien envoyé.

Les mots qu'il emploie chaque jour

MIS: Le logiciel de gestion de l'imprimerie (Masterprint, Cadratin, GamSys…) : il chiffre le devis, lance l'ordre de fabrication et crée le premier JDF.
Grammage: Le poids du papier au mètre carré, qui décide du rendu, du pliage, du port et d'une partie du prix.
CTP: Computer to Plate : la gravure directe des plaques offset depuis le flux, avec la courbe de linéarisation et celle du papier choisies à chaque travail.

Son métier de départ : Assistant opérations achats. Toute l'activité : Imprimerie offset et numérique.