En imprimerie, l'achat se déclenche souvent tard : le devis est signé, le BAT approche, et c'est seulement à la création de l'ordre de fabrication dans le MIS que quelqu'un vérifie le stock papier. Ensuite viennent un bon de commande à faire signer, un courriel au papetier, une confirmation qu'on attend. Le spécialiste automatisation des achats mesure chacune de ces étapes et branche ce qui peut l'être sur le flux de production, pour que le papier soit commandé quand le travail est accepté, pas quand la presse le réclame.

Ce qu'il fait chaque jour chez vous

Chronométrer le parcours d'une commande papierIl relève, sur les travaux des derniers mois, le temps entre devis accepté, demande d'achat, bon signé, confirmation du papetier et arrivée au quai, pour situer les jours qui manquent avant le calage.
Repérer les signatures qui ne refusent jamaisIl compte les bons de commande papier que le directeur signe sans jamais rien modifier et propose un seuil sous lequel la commande liée à un ordre de fabrication part sans attendre.
Déclencher l'achat depuis l'ordre de fabricationIl décrit comment la quantité de feuilles du MIS, passe incluse, peut générer directement la demande d'achat quand le stock disponible ne couvre pas le travail, sans ressaisie par l'acheteur.
Lire les besoins dans le JDFQuand le MIS produit un JDF à l'ordre de fabrication, il en extrait le papier, le format et la quantité pour alimenter la demande, plutôt que de les recopier depuis la fiche de travail imprimée.
Éprouver chaque règle sur des travaux réelsAvant de brancher une automatisation, il la rejoue sur des dossiers passés, y compris un travail annulé après BAT et un papier remplacé par un équivalent, et note ce qui aurait été commandé à tort.
Surveiller les envois automatiquesUne fois en service, il vérifie chaque jour que les demandes générées sont bien parties chez le papetier et que les confirmations reviennent, et alerte l'acheteur sur celles restées sans réponse.

Sur le terrain

Trois jours pour une signature

Le spécialiste constate que les bons de commande papier attendent en moyenne trois jours la signature du directeur, qui n'en a refusé aucun en un an. Il propose que tout bon rattaché à un ordre de fabrication validé et sous un montant fixé par la direction parte seul, le directeur recevant chaque soir la liste de ce qui a été commandé.

Une règle qui aurait commandé deux fois

En rejouant sa règle sur le trimestre précédent, il découvre qu'un travail scindé en deux tirages dans le MIS aurait déclenché deux commandes du même papier. Il ajoute un contrôle sur le numéro de dossier parent, rejoue l'essai, puis seulement propose la mise en service à l'acheteur, avec le cas raconté pour qu'il sache quoi surveiller.

Les mots qu'il emploie chaque jour

MIS: Le logiciel de gestion de l'imprimerie (Masterprint, Cadratin, GamSys…) : il chiffre le devis, lance l'ordre de fabrication et crée le premier JDF.
JDF: Job Definition Format, le format XML de CIP4 qui décrit le travail du devis au façonnage et que chaque poste enrichit ou lit pour se régler.
BAT: Le bon à tirer : l'épreuve que le client signe et qui arrête tout, texte comme couleur, avant lancement machine.
Passe: Le papier gâché au calage et aux réglages, prévu au devis sous forme de pourcentage et jamais nul.

Son métier de départ : Spécialiste automatisation des achats. Toute l'activité : Imprimerie offset et numérique.