Les retards de paiement d'une imprimerie ont des causes typiques : une agence qui attend le règlement de son annonceur, une collectivité dont la facture n'a pas été déposée sur le bon portail, un client qui retient tout pour une réserve sur la couleur d'une page. Relancer de la même façon dans les trois cas ne sert à rien. Le gestionnaire qualifie chaque retard avant d'écrire la moindre relance.

Ce qu'il fait chaque jour chez vous

Classer les retards selon leur causePour chaque facture échue, il cherche s'il existe un litige noté, une facture jamais reçue, un dépôt manquant sur le portail public ou un simple oubli, et adapte le ton de la relance.
Monter la réponse à un refus de payerQuand un client invoque la couleur ou la quantité, il rassemble le BAT signé, l'épreuve, le bon de livraison avec la quantité livrée et les échanges, et les remet au commercial.
Suivre les factures publiques sur leur plateformePour les collectivités, il vérifie que chaque facture a été déposée sur la plateforme publique avec le bon code de service et suit son statut jusqu'à la mise en paiement.
Relancer les agences sans couper la relationIl écrit à l'agence en rappelant les échéances et propose, si elle attend son annonceur, un échéancier que le dirigeant valide, plutôt que de bloquer les travaux en cours.
Alerter avant de lancer un gros travail à risqueAvant le lancement d'un catalogue pour un client qui a déjà des factures échues, il prévient le dirigeant, qui décide d'un acompte ou d'un lancement normal.
Séparer la part réellement contestéeQuand un client conteste le façonnage d'une partie des exemplaires, il propose d'isoler la part en litige pour que le reste de la facture soit réglé à l'échéance.

Sur le terrain

Une page jugée trop sombre

Un client retient la totalité d'une facture de brochure parce qu'une page intérieure lui paraît plus sombre que prévu. Le gestionnaire prépare pour le commercial le BAT signé, l'épreuve contractuelle et le relevé du conducteur. Le commercial propose un avoir limité à la valeur de la page concernée ; le client règle le reste de la facture dans la semaine.

Une facture de mairie rejetée sans bruit

Une facture de bulletins municipaux est échue depuis quarante jours. Le gestionnaire consulte la plateforme publique : la facture a été rejetée pour un code de service absent, et personne ne l'a vu. Il obtient le code auprès du service, fait redéposer la facture et inscrit le code dans la fiche du client du MIS, pour que la prochaine parte complète.

Les mots qu'il emploie chaque jour

BAT: Le bon à tirer : l'épreuve que le client signe et qui arrête tout, texte comme couleur, avant lancement machine.
Façonnage: Tout ce qui suit l'impression : coupe, pliage, rainage, piqûre, dos carré collé ; souvent le vrai délai du travail.
MIS: Le logiciel de gestion de l'imprimerie (Masterprint, Cadratin, GamSys…) : il chiffre le devis, lance l'ordre de fabrication et crée le premier JDF.

Son métier de départ : Gestionnaire clients. Toute l'activité : Imprimerie offset et numérique.