Un commissaire aux comptes qui arrive dans une imprimerie s'intéresse d'abord à trois choses : la valeur du stock de papier, les travaux commencés mais pas encore facturés à la clôture, et la cohérence entre ce qui est facturé et ce qui a été livré. Ces pièces sont dispersées entre le MIS, l'atelier, la logistique et la comptabilité. L'assistant les rassemble dans l'ordre de la liste de demandes et sait expliquer ce qu'est une fiche de travail à quelqu'un qui n'en a jamais vu.

Ce qu'il fait chaque jour chez vous

Préparer l'inventaire du stock de papierIl prépare la liste des références en stock par grammage et format, avec leur valeur unitaire et la date du dernier mouvement, pour le comptage auquel l'auditeur assiste.
Justifier les travaux en cours à la clôtureIl extrait du MIS les ordres de fabrication ouverts au dernier jour, avec l'état d'avancement de chacun, et joint les pièces qui justifient la valeur retenue.
Fournir les échantillons de ventesPour chaque facture tirée par l'auditeur, il rassemble le devis accepté, le BAT signé, la fiche de travail et le bon de livraison avec la quantité livrée.
Expliquer les usages du métier à l'auditeurIl rédige une note courte qui décrit la tolérance de tirage, la facturation des corrections d'auteur et la gâche, pour que l'auditeur ne prenne pas un usage pour une anomalie.
Envoyer les demandes de confirmation aux papetiersIl prépare les lettres de circularisation des principaux papetiers et façonniers, suit les retours et signale ceux qui ne répondent pas.
Tenir le registre de ce qui a été transmisIl note pour chaque demande de l'auditeur la pièce remise, la date et la personne qui l'a fournie, pour éviter de rechercher deux fois le même document.

Sur le terrain

Des bobines dormantes au comptage

Pendant l'inventaire, l'auditeur remarque des bobines d'un papier couché qui n'a pas bougé depuis deux saisons. L'assistant retrouve dans le MIS le travail pour lequel il avait été acheté, un catalogue annulé par le client, et le courrier d'annulation. Il transmet le tout avec la proposition de dépréciation préparée par le comptable, ce qui règle la question avant la fin de la mission.

Une facture plus forte que le devis

Dans l'échantillon de ventes, une facture dépasse nettement le devis. L'auditeur demande pourquoi. L'assistant fournit le BAT signé, puis les deux corrections arrivées après signature avec l'accord écrit du client sur leur prix, et le bon de livraison. L'écart s'explique sur pièces en une journée, sans qu'il faille mobiliser le commercial.

Les mots qu'il emploie chaque jour

MIS: Le logiciel de gestion de l'imprimerie (Masterprint, Cadratin, GamSys…) : il chiffre le devis, lance l'ordre de fabrication et crée le premier JDF.
BAT: Le bon à tirer : l'épreuve que le client signe et qui arrête tout, texte comme couleur, avant lancement machine.
Grammage: Le poids du papier au mètre carré, qui décide du rendu, du pliage, du port et d'une partie du prix.

Son métier de départ : Assistant audit. Toute l'activité : Imprimerie offset et numérique.