Dans une imprimerie de trois ou quatre personnes, celui qui imprime est aussi celui qui répond aux messages, refait un devis et part livrer. Les demandes arrivent en vrac, souvent dictées debout devant la presse numérique : retrouver le fichier d'un client de l'an passé, écrire qu'un rouleau de vinyle manque, prévenir qu'une commande est prête. L'assistant virtuel prend ces demandes à la volée et les exécute dans les outils de la boutique.

Ce qu'il fait chaque jour chez vous

Retrouver un ancien travail à refaire à l'identiqueSur un simple nom de client, il retrouve le devis, le papier, le grammage, la finition et le fichier final du travail précédent, pour qu'une réimpression de cartes de visite ou de menus parte sans tout redemander.
Expliquer au client pourquoi son fichier ne passe pasIl rédige le courriel qui dit, sans jargon, qu'il manque les fonds perdus ou que les images sont trop légères, et joint les consignes d'export en PDF/X-4 propres à la boutique.
Prévenir que la commande attend au comptoirDès que l'imprimeur lui dit qu'un travail est coupé et emballé, il envoie au client le message de retrait avec les horaires, ou lui demande l'adresse de livraison si elle manque.
Tenir la liste des consommables à racheterToner, rouleaux de bâche, couché d'une épaisseur précise : il note ce qu'on lui signale en passant et prépare le panier chez le fournisseur habituel, que le patron valide avant commande.
Garder la mémoire des réglages qui ont marchéQuand l'imprimeur trouve enfin le bon profil sur le RIP pour un papier texturé, il note le support, le profil et la file d'impression dans un mémo retrouvable au prochain travail.
Dégrossir les demandes de devis du siteIl lit les demandes arrivées par le formulaire de la boutique, en tire quantité, format, papier et date, et pose au client les questions manquantes avant que le patron ne chiffre.

Sur le terrain

Des faire-part pour un baptême

Le patron dicte entre deux tirages : retrouve les faire-part de la famille Martin, ils veulent les mêmes pour le baptême. L'assistant retrouve le dossier de l'an passé, le papier coton et la dorure faite chez le façonnier, prépare le devis sur la même base et écrit à la cliente pour obtenir le nouveau texte et la date de la cérémonie. Le patron n'a plus qu'à relire et à envoyer le devis.

Un logo envoyé en capture d'écran

Un client envoie le logo de son affiche sous forme de capture d'écran de téléphone. L'assistant voit que l'image sera floue au format demandé et rédige un message aimable : il faut le fichier vectoriel ou une image bien plus grande, et voici comment l'obtenir. Il propose aussi la retouche par la boutique, au tarif affiché, si le client n'a rien d'autre. Le patron relit et envoie.

Les mots qu'il emploie chaque jour

RIP: Le logiciel qui transforme le PDF en points d'encre pour la plaque ou la presse numérique, avec le profil du support (Fiery, Caldera, ONYX).
Fonds perdus: Le débord d'image au-delà du format fini, sans lequel la coupe laisse un filet blanc sur le bord.
Grammage: Le poids du papier au mètre carré, qui décide du rendu, du pliage, du port et d'une partie du prix.
PDF/X-4: La norme de PDF d'impression qui garde transparences et calques et gère la couleur par profils ICC ; PDF/X-1a, plus ancienne, aplatit tout en CMJN.

Son métier de départ : Assistant virtuel. Toute l'activité : Imprimerie offset et numérique.