Le dirigeant d'une imprimerie de taille moyenne est souvent aussi son meilleur commercial et l'arbitre du planning machine. Sa journée est hachée : un client mécontent d'une teinte, un conducteur absent, un papetier qui annonce une hausse, un banquier qui attend le dossier de crédit-bail de la nouvelle presse. L'assistant de direction fait le tri, lui présente ce qui exige son arbitrage et renvoie au chef d'atelier ce qui relève de l'atelier.

Dans une entreprise de imprimerie offset et numérique, ce poste s'appelle « Assistant de direction » (direction).

Ce qu'il fait chaque jour chez vous

Résumer chaque matin les retards et les litigesIl présente au dirigeant les travaux en retard, les BAT encore non signés qui immobilisent une presse et les réclamations ouvertes, en séparant ce qui attend sa décision de ce qui est déjà traité.
Monter le dossier d'investissement machinePour une nouvelle presse ou un CTP, il rassemble les offres des constructeurs, les simulations de crédit-bail et les heures machine de l'équipement actuel, puis rédige la note que le dirigeant présentera à la banque.
Préparer la rencontre annuelle avec un grand compteAvant de voir une agence ou un éditeur, il compile le chiffre réalisé, les travaux de l'année, les incidents de couleur ou de délai et les devis perdus, pour que le dirigeant arrive avec des faits.
Filtrer les représentants et fournisseursEncres, plaques, logiciels de flux : il note l'objet de chaque sollicitation, demande la documentation par courriel et ne propose un rendez-vous que si le sujet touche un projet en cours.
Faire appliquer les décisions de la réunion de productionQuand la réunion du lundi décide de regrouper les petits travaux pour économiser du calage ou d'avancer une maintenance, il écrit qui fait quoi et pour quand, puis relance le responsable à l'échéance.
Rédiger les courriers délicats du dirigeantRéponse à une réclamation de teinte, refus d'une remise, annonce d'une hausse liée au papier : il prépare un projet sobre et argumenté que le dirigeant corrige et signe.

Sur le terrain

Un rouge contesté sur un catalogue

Un client reproche au catalogue livré un rouge plus terne que sur son écran et parle de ne pas payer. L'assistant réunit pour le dirigeant le BAT signé, l'épreuve contractuelle, les mesures relevées par le conducteur et le courriel où l'atelier avait prévenu que l'écran ne fait pas foi. Le dirigeant arrive au rendez-vous avec un dossier complet et propose un geste commercial limité, au lieu d'un retirage complet.

La banque attend le dossier de la presse numérique

La banque veut, avant la fin du mois, le dossier de financement d'une presse numérique. L'assistant relève les travaux courts de l'année qui y seraient passés, demande au comptable les trois derniers bilans, met en forme les deux offres de crédit-bail et liste pour le dirigeant les questions que le banquier posera à coup sûr. Le dossier part avec deux jours d'avance sur la date demandée.

Les mots qu'il emploie chaque jour

BAT: Le bon à tirer : l'épreuve que le client signe et qui arrête tout, texte comme couleur, avant lancement machine.
Calage: Le réglage de la machine avant tirage, qui consomme du papier et du temps ; il se facture, tirage court ou long.
CTP: Computer to Plate : la gravure directe des plaques offset depuis le flux, avec la courbe de linéarisation et celle du papier choisies à chaque travail.

Son métier de départ : Assistant de direction. Toute l'activité : Imprimerie offset et numérique.