Dans une imprimerie, beaucoup d'achats se décident au pied de la machine : le conducteur qui manque de blanchets appelle le fournisseur, le prépresse commande des plaques en urgence, un papier spécial est acheté pour un seul travail. Sans commande, la facture arrive chez la comptable sans rattachement au dossier, et le papier d'un client finit dans les frais généraux. L'assistant remet chaque achat dans le circuit.

Ce qu'il fait chaque jour chez vous

Rattacher le papier au dossier clientPour chaque papier acheté pour un travail, il fait figurer sur la commande le numéro du dossier du MIS, le format, le grammage et la quantité prévue, passe comprise.
Compléter les demandes de l'atelierIl renvoie au demandeur une demande de plaques CTP ou d'encre qui ne précise ni la référence, ni le format, ni la quantité, avant qu'elle parte chez le fournisseur.
Obtenir la date de livraison du papetierIl relance les fournisseurs qui n'ont pas confirmé une commande de papier et inscrit la date annoncée en face de la date de calage prévue du travail concerné.
Contrôler les factures au poidsIl convertit les feuilles commandées en kilos selon le format et le grammage pour vérifier une facture papier établie à la tonne, et signale tout écart de quantité ou de prix.
Traiter les écarts de livraisonQuand le papier livré ne correspond pas, mauvais grammage, sens des fibres inversé, palettes manquantes, il prépare la réclamation et prévient la fabrication.
Lister les achats passés hors commandeIl relève chaque mois les factures de consommables arrivées sans commande, blanchets, produits de lavage, pièces de massicot, et montre qui les a passées et pourquoi.

Sur le terrain

Une facture de papier qui ne collait pas au tirage

Une facture de couché brillant affichait 1,8 tonne pour un catalogue dont la commande portait 22 000 feuilles. L'assistant a recalculé le poids à partir du format et du grammage commandés et trouvé environ 15 % de moins que le facturé. Il a demandé au papetier le bon de livraison, qui comptait une palette de plus, jamais reçue selon le magasin, et préparé la réclamation.

Le papier spécial arrivé après le calage

Un papier création texturé avait été commandé par téléphone par le commercial, sans date confirmée. L'assistant, en relisant le planning, a vu que le calage était fixé avant la livraison probable. Il a relancé le fournisseur, obtenu une date au jour suivant, et prévenu le chef de fabrication qui a décalé le travail plutôt que de découvrir le problème au pied de la presse.

Les mots qu'il emploie chaque jour

CTP: Computer to Plate : la gravure directe des plaques offset depuis le flux, avec la courbe de linéarisation et celle du papier choisies à chaque travail.
Grammage: Le poids du papier au mètre carré, qui décide du rendu, du pliage, du port et d'une partie du prix.
Passe: Le papier gâché au calage et aux réglages, prévu au devis sous forme de pourcentage et jamais nul.
MIS: Le logiciel de gestion de l'imprimerie (Masterprint, Cadratin, GamSys…) : il chiffre le devis, lance l'ordre de fabrication et crée le premier JDF.

Son métier de départ : Assistant achats. Toute l'activité : Imprimerie offset et numérique.