Dans une imprimerie, la commande arrive rarement sous une seule forme : devis renvoyé signé, bon de commande du client avec ses propres références, courriel d'une ligne qui dit « on part sur 3 000 ». Entre un devis chiffré à trois quantités et une commande qui en choisit une quatrième, l'écart se paie à la facture. L'agent de back-office saisit, contrôle et renvoie au commercial ce qui ne colle pas.

Ce qu'il fait chaque jour chez vous

Saisir la commande face au devis acceptéIl reprend dans le MIS la quantité, le papier, le grammage, le façonnage et le prix de la variante choisie, et vérifie que le bon de commande du client ne dit pas autre chose.
Retourner au commercial les commandes qui divergentUne quantité hors des variantes chiffrées, un papier autre que celui du devis, un délai plus court : il renvoie la commande au commercial avec l'écart noté, au lieu d'inventer un prix.
Entretenir les fiches clients et leurs adressesRaison sociale, adresses de facturation et de livraison multiples, interlocuteur pour les épreuves, conditions de paiement : il met les fiches à jour et fusionne les doublons nés au fil des devis.
Porter les références exigées par le clientNuméro de bon de commande, code de service d'une collectivité, référence de portail de facturation : il les inscrit sur le dossier pour que la facture ne soit pas rejetée.
Créer les fournisseurs de sous-traitancePour un façonnier ou un confrère imprimeur à qui l'on confie un travail, il crée la fiche avec ses coordonnées bancaires vérifiées et ses conditions, sur demande validée du responsable.
Montrer les commandes qui attendent leur saisieIl tient au fil de la journée la liste des commandes reçues et pas encore saisies, avec la raison du blocage, pour qu'aucune ne dorme au fond d'une boîte de réception.

Sur le terrain

Une revue commandée à 2 400 exemplaires

Le devis d'une revue proposait 1 500, 2 000 et 3 000 exemplaires. Le bon de commande du client arrive pour 2 400, sur un 90 g alors que le devis portait du 100 g. L'agent ne saisit rien au hasard : il renvoie au commercial les deux écarts, avec le devis et le bon de commande côte à côte. Le commercial fait rechiffrer et le client confirme le lendemain la quantité et le papier.

Une facture refusée par le portail public

Une facture adressée à un département revient rejetée : le code de service manquait. L'agent retrouve le bon de commande d'origine, où le code figurait en bas de page, l'ajoute à la fiche du client et au dossier, et indique à la facturation que la facture peut être redéposée. Les commandes suivantes de ce client portent le code dès leur enregistrement.

Les mots qu'il emploie chaque jour

MIS: Le logiciel de gestion de l'imprimerie (Masterprint, Cadratin, GamSys…) : il chiffre le devis, lance l'ordre de fabrication et crée le premier JDF.
Façonnage: Tout ce qui suit l'impression : coupe, pliage, rainage, piqûre, dos carré collé ; souvent le vrai délai du travail.
Grammage: Le poids du papier au mètre carré, qui décide du rendu, du pliage, du port et d'une partie du prix.

Son métier de départ : Agent de back-office. Toute l'activité : Imprimerie offset et numérique.