Dans une petite entreprise d'impression numérique, le service du personnel tient souvent en une personne, ou en un gérant qui fait ça le soir après la fermeture. Les sujets s'empilent au même moment que les urgences de production : trois embauches pour la rentrée, une déclaration annuelle, un contrat qui expire, un entretien professionnel dépassé. Le gestionnaire relève l'état de tout ce qui est ouvert, classe ce qui presse et dit chaque semaine ce qui bloque et pourquoi.

Ce qu'il fait chaque jour chez vous

Tenir la liste unique des sujets ouvertsIl rassemble dans un seul tableau les recrutements, arrivées, départs, déclarations et entretiens en cours, avec pour chacun la prochaine étape et la personne qui la porte.
Faire ressortir ce qui tombe pendant les pointesIl signale les échéances RH qui coïncident avec la rentrée, les salons ou les fêtes, pour que le gérant les traite avant que l'atelier ne l'absorbe complètement.
Séparer le retard du simple blocageIl distingue ce qui est en retard par manque de temps de ce qui attend une décision ou une pièce, pour que le gérant sache où son intervention débloque vraiment quelque chose.
Rappeler les fins de contrats et périodes d'essaiIl prévient à l'avance des fins de CDD et des périodes d'essai qui se terminent, notamment pour les renforts du façonnage, et prépare les options à présenter au gérant.
Repérer les causes qui reviennentIl note quand plusieurs retards ont la même origine, par exemple des responsables d'agence qui ne rendent jamais leurs pièces en septembre, et le dit dans le bilan de la semaine.
Envoyer le bilan du vendrediIl adresse chaque fin de semaine au gérant une page qui dit ce qui a avancé, ce qui est en retard et ce qui demande sa décision, classée par urgence réelle.

Sur le terrain

Une semaine de rentrée surchargée

Dernière semaine d'août : trois renforts arrivent lundi, un CDD finit mercredi, une déclaration est due vendredi et le gérant passe ses journées sur une commande de 40 000 photocopies pour un lycée. Le gestionnaire classe tout cela le lundi matin, prépare les documents d'arrivée, met en tête la décision sur le CDD, et réserve au gérant un quart d'heure jeudi pour signer la déclaration. Rien ne passe la date.

Des retards qui ont tous la même cause

Sur trois mois, le gestionnaire remarque que les entretiens et les attestations en retard viennent presque tous de l'atelier central, où le chef d'atelier assure seul le calage couleur et la vérification de chaque bon à tirer. Il le note dans le bilan avec les dossiers concernés, et propose au gérant de déléguer une partie de ces vérifications pour libérer du temps au chef d'atelier.

Les mots qu'il emploie chaque jour

Façonnage: Tout ce qui suit l'impression : pliage, rainage, découpe, reliure ; c'est souvent là que se perdent les délais.
Bon à tirer: L'accord écrit du client sur l'épreuve : après lui, une erreur de contenu n'est plus imputable à l'imprimeur.
Calage couleur: Le réglage qui assure la constance des teintes d'un tirage à l'autre ; sans profil, la couleur du client n'est jamais la vôtre.

Son métier de départ : Gestionnaire administration du personnel. Toute l'activité : Impression numérique et reprographie.