Une reprographie renouvelle son matériel au rythme des constructeurs : presses numériques louées ou achetées, traceur grand format remplacé quand les têtes s'usent, massicot gardé vingt ans. Le fichier des immobilisations garde souvent la vieille relieuse revendue et ignore la nouvelle plastifieuse. Il faut aussi distinguer ce qui appartient à l'entreprise de ce qu'elle loue au clic.

Ce qu'il fait chaque jour chez vous

Séparer le matériel possédé du matériel louéIl vérifie, contrat par contrat, si une presse est achetée, en crédit-bail ou louée au clic, et ne laisse au fichier que ce qui doit y figurer, avec la référence du contrat.
Enregistrer le matériel de façonnage achetéPlieuse, rainureuse, relieuse, plastifieuse : il crée la fiche avec la date de mise en service donnée par l'atelier, le fournisseur et la durée retenue par le comptable.
Suivre les reprises par le fournisseurQuand un traceur est repris lors de l'achat d'un nouveau, il demande le document de reprise et sort l'ancien du fichier au lieu de le laisser s'amortir indéfiniment.
Distinguer pièces d'usure et investissementTêtes d'impression, kits de fusion, sonde de calage couleur : il transmet au comptable les cas limites avec la facture, pour qu'il tranche entre charge et immobilisation.
Tenir les licences logiciellesLe RIP du grand format, l'outil qui contrôle si un fichier prêt à imprimer est conforme et le logiciel de gestion sont notés avec leur nature (licence achetée ou abonnement) et leur date de renouvellement.
Faire pointer le matériel par l'atelier une fois l'anIl envoie à chaque boutique la liste de ses machines au fichier et demande de cocher ce qui est encore là, en service ou au rebut.

Sur le terrain

Une relieuse revendue toujours amortie

Au pointage annuel, la boutique d'une agence indique que la relieuse thermique figurant au fichier a été revendue deux ans plus tôt à un confrère. L'agent demande la facture de vente, l'envoie au comptable avec la valeur restante au fichier et prépare la sortie. Il ajoute une ligne au pointage suivant : toute machine vendue ou jetée doit être signalée le mois même.

Une presse que le fichier croyait achetée

La nouvelle presse couleur a été enregistrée comme une immobilisation à partir du bon de commande. En relisant le contrat, l'agent constate qu'il s'agit d'une location au clic avec maintenance, sans option d'achat. Il prévient le comptable, qui retire la fiche, et note le contrat dans la liste des engagements avec sa date de fin pour qu'on ne découvre pas le renouvellement trop tard.

Les mots qu'il emploie chaque jour

Façonnage: Tout ce qui suit l'impression : pliage, rainage, découpe, reliure ; c'est souvent là que se perdent les délais.
Calage couleur: Le réglage qui assure la constance des teintes d'un tirage à l'autre ; sans profil, la couleur du client n'est jamais la vôtre.
Fichier prêt à imprimer: Le document contrôlé en polices, fonds perdus, résolution et profil couleur ; un fichier non conforme est le premier motif de retard.

Son métier de départ : Gestionnaire des immobilisations. Toute l'activité : Impression numérique et reprographie.