En reprographie, les commandes arrivent par tous les canaux à la fois : un client passe avec une clé USB, une agence envoie un lien de téléchargement, une école remplit le formulaire du site, un architecte écrit à 18 h pour le lendemain 9 h. Beaucoup de demandes sont incomplètes et la moitié des fichiers ne sont pas prêts. L'assistant commercial remet de l'ordre : il vérifie que tout est chiffré, que rien ne part sans accord et que le client sait toujours où en est sa commande.

Ce qu'il fait chaque jour chez vous

Regrouper les demandes de tous les canauxIl rassemble chaque matin les commandes du comptoir, du site PrintFlux et de la messagerie dans une seule liste, avec l'heure de livraison promise et ce qui manque à chacune.
Chiffrer les commandes courantesIl prépare dans PrintSmith Vision les devis des travaux simples, cartes, flyers, affiches, polycopiés, avec le grammage, le recto-verso et le façonnage, et soumet les cas hors tarif au gérant.
Traduire le contrôle du fichier pour le clientQuand l'atelier signale une police manquante ou l'absence de fond perdu, il écrit au client ce qui ne va pas, ce qu'il doit renvoyer et l'heure limite pour garder le délai.
Tenir le circuit du bon à tirerIl envoie l'épreuve, explique que la signature engage le client sur le contenu, relance si rien ne revient et ne transmet rien à l'atelier sans bon à tirer signé.
Prévenir avant que le client ne s'inquièteIl informe le client dès qu'un délai glisse, façonnage saturé ou papier en rupture, avec une nouvelle date et une solution de remplacement si elle existe.
Relancer les devis restés sans réponseIl relance au bout de deux jours les devis non acceptés, en rappelant la date à partir de laquelle le délai ne pourra plus être tenu.

Sur le terrain

Un plan à tirer pour demain 9 h

À 18 h, un bureau d'études envoie un lien vers cinq plans A0 à tirer pour une réunion de chantier à 9 h. L'assistant récupère les fichiers, transmet à l'atelier, qui signale qu'un plan est en basse résolution. Il écrit aussitôt au client que ce n'est pas un fichier prêt à imprimer, que le tracé sera flou, et lui demande un export vectoriel avant 20 h. Le fichier arrive à 19 h 30 et les plans sont prêts à 8 h.

Une commande en ligne sans fond perdu

Une association commande sur le site 500 flyers A5 recto-verso. Le contrôle du fichier montre que l'image s'arrête au format final, sans fond perdu, ce qui laisserait un filet blanc à la coupe. L'assistant écrit à la présidente avec une capture annotée, lui propose soit de corriger elle-même, soit de faire ajuster le fichier par l'atelier moyennant le forfait prévu. Elle choisit la seconde option et signe le bon à tirer le soir même.

Les mots qu'il emploie chaque jour

Bon à tirer: L'accord écrit du client sur l'épreuve : après lui, une erreur de contenu n'est plus imputable à l'imprimeur.
Fichier prêt à imprimer: Le document contrôlé en polices, fonds perdus, résolution et profil couleur ; un fichier non conforme est le premier motif de retard.
Grammage: Le poids du papier au mètre carré : il change le rendu, le prix, le façonnage et le coût d'expédition.
Façonnage: Tout ce qui suit l'impression : pliage, rainage, découpe, reliure ; c'est souvent là que se perdent les délais.
Fond perdu: Le débord d'image au-delà du format final, sans lequel la coupe laisse un filet blanc sur le bord.

Son métier de départ : Assistant commercial. Toute l'activité : Impression numérique et reprographie.