Les collectivités, les universités et les hôpitaux achètent leurs copies, plans et impressions par marché public, à des dates connues longtemps à l'avance. L'atelier perd ces marchés moins sur le prix que sur une attestation périmée, un bordereau de prix mal rempli ou un échantillon envoyé en retard. Le coordinateur veille les avis, lit le règlement de la consultation et tient le calendrier, jusqu'au dossier complet que le gérant signe et dépose lui-même.

Ce qu'il fait chaque jour chez vous

Surveiller les avis de reprographie et d'impressionIl suit les avis publiés par les acheteurs publics de la zone sur les prestations de copies, de plans, d'impression de documents et de signalétique, et note la date des marchés en cours qui arrivent à terme.
Écarter tôt les consultations hors de portéeIl signale au gérant les lots qui demandent un parc machine absent de l'atelier, une offset ou un grand format au-delà du traceur, ou une livraison sur un territoire trop étendu, avant d'y passer une semaine.
Extraire du règlement ce qui sera notéIl relève les critères et leur poids, les échantillons demandés avec leur grammage, les délais d'exécution exigés et les pièces éliminatoires, et les présente en une page au gérant.
Remplir le bordereau de prix avec l'atelierIl prépare le bordereau des prix unitaires et le détail estimatif en page équivalente A4, en mètre carré et à l'exemplaire, et fait vérifier par le deviseur chaque ligne de façonnage et de livraison.
Écrire le mémoire technique de l'atelierIl décrit le parc, le contrôle des fichiers, le circuit du bon à tirer, la méthode de calage couleur, la gestion des urgences et la filière des déchets, avec ce que l'atelier fait vraiment et non ce qu'on attend de lire.
Vérifier le dossier complet la veille du dépôtIl contrôle pièce par pièce, signatures, attestations à jour, formats de fichiers acceptés par la plateforme, échantillons expédiés, et remet le dossier au gérant qui le dépose et en garde l'accusé de réception.

Sur le terrain

Le marché de copies d'une université

Le marché de reprographie d'une université arrive à son terme en août ; le coordinateur repère l'avis en avril et construit le calendrier à rebours. Le règlement demande trois échantillons de reliure et des délais de vingt-quatre heures sur les polycopiés. Il fait produire les échantillons dès la première semaine, fait remplir le bordereau ligne par ligne avec le deviseur et relance le comptable pour l'attestation fiscale. Le dossier est complet trois jours avant la date limite ; le gérant le dépose le lendemain.

Une attestation qui expire en cours de route

En vérifiant les pièces d'une consultation de la mairie, le coordinateur remarque que l'attestation de régularité sociale de l'atelier expire la veille de la date limite. Il prévient le gérant, qui la renouvelle en ligne le jour même, et ajoute au tableau des pièces la date d'expiration de chaque document. Le contrôle suivant, deux mois plus tard, repère de la même façon un extrait d'immatriculation trop ancien, remplacé avant qu'il ne serve.

Les mots qu'il emploie chaque jour

Grammage: Le poids du papier au mètre carré : il change le rendu, le prix, le façonnage et le coût d'expédition.
Bon à tirer: L'accord écrit du client sur l'épreuve : après lui, une erreur de contenu n'est plus imputable à l'imprimeur.
Façonnage: Tout ce qui suit l'impression : pliage, rainage, découpe, reliure ; c'est souvent là que se perdent les délais.
Calage couleur: Le réglage qui assure la constance des teintes d'un tirage à l'autre ; sans profil, la couleur du client n'est jamais la vôtre.

Son métier de départ : Coordinateur appels offres. Toute l'activité : Impression numérique et reprographie.