Les factures d'une reprographie mélangent des unités que personne ne compare : papier facturé à la rame ou au kilo, supports grand format au mètre linéaire, copies facturées au clic par le loueur sur relevé de compteur, reliure sous-traitée à l'exemplaire. Une erreur de grammage ou un compteur mal relevé ne se voit pas sur le total, seulement en refaisant la ligne.

Ce qu'il fait chaque jour chez vous

Confronter la facture de clics au relevé des compteursIl compare les compteurs noir et couleur facturés par le loueur aux relevés pris à l'atelier en fin de période, et chiffre l'écart quand le loueur a estimé un compteur au lieu de le lire.
Vérifier le grammage et le format facturés par le papetierUn 135 g livré à la place d'un 170 g, ou un SRA3 facturé au prix d'un format plus grand : il rapproche la ligne de la commande et du bon de réception avant que la facture parte en paiement.
Contrôler les factures de sous-traitance de façonnageDorure, reliure cousue, découpe à la forme : il vérifie la quantité facturée par le sous-traitant contre la quantité réellement reçue et le prix accepté sur son devis.
Repérer les frais de port et de petite quantité non prévusSur les supports spéciaux commandés à l'unité pour un client pressé, il relève les suppléments ajoutés par le fournisseur et indique à quel dossier client ils se rattachent.
Suivre les interventions techniques facturées hors contratQuand le technicien du constructeur vient pour un calage couleur ou une panne, il vérifie si l'intervention entre dans le contrat de maintenance avant d'accepter qu'elle soit facturée à part.
Écrire la réclamation chiffrée au fournisseurIl rédige le courriel de demande d'avoir avec la ligne contestée, le document de référence et le montant attendu, et le soumet au responsable avant envoi.

Sur le terrain

Un compteur couleur estimé au lieu d'être relevé

La facture trimestrielle du loueur d'une presse couleur porte un compteur nettement plus haut que le relevé photographié par l'atelier le dernier jour du trimestre. L'agent retrouve la photo, constate que le loueur a appliqué une estimation faute de relevé transmis, refait le calcul sur le vrai compteur et prépare la demande d'avoir. Il propose aussi d'envoyer le relevé au loueur chaque fin de mois pour ne plus subir d'estimation.

Une reliure facturée sur la quantité commandée

Un sous-traitant facture 500 mémoires reliés alors que l'atelier n'en a reçu que 480 en état, vingt étant revenus avec une couverture décalée. L'agent rapproche la facture du bon de livraison annoté au déchargement, isole les vingt exemplaires refusés et bloque la ligne en attendant l'avoir. Le responsable valide le courriel avant qu'il parte au sous-traitant.

Les mots qu'il emploie chaque jour

Grammage: Le poids du papier au mètre carré : il change le rendu, le prix, le façonnage et le coût d'expédition.
Façonnage: Tout ce qui suit l'impression : pliage, rainage, découpe, reliure ; c'est souvent là que se perdent les délais.
Calage couleur: Le réglage qui assure la constance des teintes d'un tirage à l'autre ; sans profil, la couleur du client n'est jamais la vôtre.

Son métier de départ : Agent de contrôle des factures. Toute l'activité : Impression numérique et reprographie.