La documentation commerciale d'un atelier d'impression numérique se compose de pièces très concrètes : la grille de prix à l'exemplaire et au mètre carré, le guide qui explique au client comment livrer son fichier, les gabarits de cartes et de dépliants, le nuancier des papiers disponibles, les conditions générales. Quand le guide sur le portail ne dit pas la même chose que celui du comptoir, l'atelier reçoit des fichiers faux et le client se croit dans son droit. L'assistant garde une seule version de chaque pièce.

Ce qu'il fait chaque jour chez vous

Garder une seule version du guide des fichiersIl tient la version en vigueur du guide qui explique au client le fond perdu, la résolution des images, les polices et le profil de couleur, et vérifie qu'elle est identique sur le portail, au comptoir et dans les courriels types.
Retirer les gabarits périmés partout où ils traînentQuand l'atelier change de format de coupe ou de machine, il remplace les gabarits sur le portail et dans le dossier partagé, et prévient les graphistes des comptes réguliers qui en avaient téléchargé une ancienne version.
Mettre le nuancier papier à jour avec le stockIl retire du nuancier les papiers qui ne sont plus référencés, ajoute les nouveaux avec leur grammage et leur rendu, et signale les références dont le délai d'approvisionnement doit être mentionné au client.
Vérifier chaque chiffre de la plaquette de servicesAvant diffusion, il fait confirmer par l'atelier les délais, formats maximum et capacités annoncés, et retire ce qui ne se démontre pas, comme une couleur garantie identique sans calage couleur sur profil fourni.
Écarter les travaux de clients des exemplesIl vérifie que la plaquette et le site ne montrent aucun travail de client sans son accord écrit, puisque les fichiers fournis restent sa propriété et ne servent pas d'exemple commercial.
Faire relire par l'atelier ce qui est techniqueIl soumet chaque modification du guide au responsable du prépresse, et chaque modification de prix au gérant, avant de remplacer la version en circulation.

Sur le terrain

Deux guides, deux marges de coupe

L'atelier reçoit en une semaine une dizaine de fichiers avec trois millimètres de débord, alors que le nouveau massicot en demande davantage. L'assistant découvre que le portail affiche encore l'ancien guide pendant que le comptoir distribue le nouveau. Il remplace la version en ligne, retire l'ancienne des courriels types et écrit aux graphistes des agences clientes avec le guide mis à jour et un gabarit corrigé. Les fichiers reçus la semaine suivante arrivent tous au bon format.

Une plaquette qui montrait le menu d'un client

La nouvelle plaquette de services préparée par un graphiste extérieur illustre la page restauration avec le menu réel d'un restaurant client. L'assistant le repère à la relecture, rappelle que l'atelier n'a pas l'accord écrit du restaurateur et propose deux solutions : demander son autorisation ou remplacer le visuel par une maquette neutre. Le gérant choisit la maquette ; l'assistant ajoute à sa liste de contrôle une vérification de chaque visuel avant impression.

Les mots qu'il emploie chaque jour

Fond perdu: Le débord d'image au-delà du format final, sans lequel la coupe laisse un filet blanc sur le bord.
Fichier prêt à imprimer: Le document contrôlé en polices, fonds perdus, résolution et profil couleur ; un fichier non conforme est le premier motif de retard.
Grammage: Le poids du papier au mètre carré : il change le rendu, le prix, le façonnage et le coût d'expédition.
Calage couleur: Le réglage qui assure la constance des teintes d'un tirage à l'autre ; sans profil, la couleur du client n'est jamais la vôtre.

Son métier de départ : Assistant documentation commerciale. Toute l'activité : Impression numérique et reprographie.