En reprographie, un devis se fait vite mais se fait souvent faux : la remise de quantité appliquée au mauvais palier, la bâche chiffrée sans ses œillets, la pose oubliée, le grammage du devis qui n'est plus celui de la commande. L'assistant commercial administratif tient la partie écrite de la vente : il prépare le devis avec les spécifications complètes, le soumet au commercial, enregistre la commande quand elle arrive et vérifie qu'elle correspond à ce qui a été chiffré.

Ce qu'il fait chaque jour chez vous

Chiffrer à l'unité qui convient au travailIl applique le tarif à l'exemplaire pour les petits imprimés, au mètre carré imprimé pour le grand format et à la page équivalente A4 pour les contrats de copies, avec les paliers de la grille.
Proposer plusieurs quantités sur un même devisIl présente deux ou trois quantités avec le prix unitaire de chacune, pour que le client voie ce que coûtent cinq cents exemplaires de plus quand la presse est déjà réglée.
Détailler chaque finition sur sa ligneIl écrit séparément chaque opération de façonnage — pliage, rainage, pelliculage, œillets, ourlets, reliure — pour qu'aucune ne soit oubliée au devis ni ajoutée sans accord à la facture.
Confirmer la commande avec ses conditionsÀ réception de la commande, il envoie une confirmation qui reprend la spécification et le délai, et rappelle que la production attend le bon à tirer signé.
Relancer un devis d'événement avant la date butoirPour un devis lié à un salon ou une fête, il relance le client en lui donnant le dernier jour où l'atelier peut encore tenir le délai, plutôt qu'une relance de politesse.
Noter les habitudes des clients réguliersIl inscrit dans l'outil de gestion le papier, le grammage et les finitions habituels de chaque client récurrent avec le prix du dernier tirage, pour que le devis suivant parte en quelques minutes.

Sur le terrain

Une bâche chiffrée sans ses œillets

Un club sportif demande une bâche de 4 × 1 m pour le bord de son terrain. Le commercial a noté le prix au mètre carré sur un coin de papier. L'assistant prépare le devis et ajoute les lignes que la note oubliait : ourlets, œillets tous les cinquante centimètres et livraison. Il soumet le devis au commercial, qui le valide, et le club reçoit un prix qui ne bougera pas à la facture.

Le budget de copies d'un lycée

Un lycée demande un prix pour 40 000 copies noir et blanc et 5 000 couleur sur l'année scolaire. L'assistant chiffre à la page équivalente A4, distingue le grammage courant du papier plus épais voulu pour les couvertures, et ajoute les reliures spirales prévues pour les livrets de stage. Il relance la gestionnaire du lycée une semaine avant la séance où le budget doit être voté.

Les mots qu'il emploie chaque jour

Grammage: Le poids du papier au mètre carré : il change le rendu, le prix, le façonnage et le coût d'expédition.
Façonnage: Tout ce qui suit l'impression : pliage, rainage, découpe, reliure ; c'est souvent là que se perdent les délais.
Bon à tirer: L'accord écrit du client sur l'épreuve : après lui, une erreur de contenu n'est plus imputable à l'imprimeur.

Son métier de départ : Assistant commercial administratif. Toute l'activité : Impression numérique et reprographie.