Une entreprise d'impression numérique qui embauche par vagues saisonnières accumule les erreurs de saisie : un renfort de rentrée resté actif en novembre, un poste mal nommé, une agence d'affectation oubliée après une mutation. Ces petites fautes faussent les effectifs, les titres-restaurant et parfois la paie. L'assistant contrôle chaque jour ce qui a été saisi, signale aux gestionnaires ce qui cloche et suit la correction, sans jamais modifier lui-même une donnée.

Ce qu'il fait chaque jour chez vous

Contrôler les fiches des renforts dès leur créationIl vérifie le jour même que chaque saisonnier a un poste, une agence, une date de fin de contrat et un responsable, pour qu'il ne reste pas compté dans l'effectif après son départ.
Harmoniser les intitulés de posteIl repère les postes saisis de dix façons pour la même fonction, opérateur reprographie, opérateur repro, conducteur numérique, et propose une liste unique au responsable.
Suivre les mutations entre agencesIl vérifie qu'un salarié muté d'un point de vente à l'autre a bien changé d'affectation dans le logiciel RH comme en paie, à la date réelle de son arrivée.
Rapprocher logiciel RH, paie et registreIl compare chaque mois les trois listes et sort les écarts : un salarié payé absent du registre, une sortie saisie en paie mais pas dans le logiciel RH.
Relancer les corrections demandéesIl rappelle aux gestionnaires les corrections encore en attente, en joignant la fiche concernée et l'écart constaté, et note la date à laquelle elles ont été faites.
Revoir chaque mois qui a accès à quoiIl liste les comptes ouverts dans le logiciel RH et signale ceux des responsables d'agence partis ou changés de fonction, pour que les droits soient retirés.

Sur le terrain

Trois renforts encore actifs en décembre

En contrôlant les effectifs de décembre, l'assistant trouve trois saisonniers de rentrée encore actifs dans le logiciel RH, alors que leurs contrats de façonnage s'étaient arrêtés fin octobre. Les titres-restaurant ont failli leur être commandés. Il envoie au gestionnaire la liste avec les dates de fin portées sur les contrats, suit la clôture des trois fiches et ajoute un contrôle des fins de CDD à sa revue hebdomadaire.

Une compétence qui n'apparaît nulle part

Le gérant veut savoir qui, dans le réseau, sait faire le calage couleur sur la nouvelle presse et sait choisir un réglage selon le grammage. Le logiciel RH ne contient aucun champ pour cela. L'assistant propose au responsable une rubrique de compétences avec une liste fermée, plutôt que des commentaires libres impossibles à trier, et dresse la première liste à partir des attestations déjà classées.

Les mots qu'il emploie chaque jour

Façonnage: Tout ce qui suit l'impression : pliage, rainage, découpe, reliure ; c'est souvent là que se perdent les délais.
Calage couleur: Le réglage qui assure la constance des teintes d'un tirage à l'autre ; sans profil, la couleur du client n'est jamais la vôtre.
Grammage: Le poids du papier au mètre carré : il change le rendu, le prix, le façonnage et le coût d'expédition.

Son métier de départ : Assistant SIRH. Toute l'activité : Impression numérique et reprographie.