Un contrat de reprographie signé avec une collectivité ou une entreprise ne se résume pas à un prix : il prévoit un délai pour les copies courantes, un autre pour les plans, parfois un stock d'imprimés à la charte gardé à disposition, une livraison sur plusieurs sites et un relevé mensuel des volumes. L'atelier découvre souvent ces engagements le jour où le client s'en plaint. L'agent les extrait du texte, les suit chaque jour et prévient avant que le seuil ne soit franchi.

Ce qu'il fait chaque jour chez vous

Faire la liste des engagements écrits au contratIl relève dans chaque contrat les délais par type de travail, les volumes annuels en page équivalente A4, les stocks à tenir, les sites à livrer, les rapports dus et les pénalités prévues.
Contrôler les délais commande par commandeIl compare pour chaque commande du client la date de réception du fichier, la date du bon à tirer et la date de livraison au délai contractuel du type de travail concerné.
Surveiller les stocks réservés au clientIl suit le stock d'enveloppes, de papier à en-tête ou de chemises tenu pour le client, en grammage et en quantité, et alerte quand le seuil de réimpression approche.
Relever chaque jour ce qui sort du contratIl note les livraisons hors délai, les sites oubliés, les teintes de charte sorties de la tolérance après calage couleur, et les commandes qui ne relevaient pas du contrat mais ont été traitées comme telles.
Prévenir avant que la pénalité ne tombeQuand le nombre de retards du mois approche le seuil qui déclenche une pénalité, il prévient le gérant et l'atelier, pour qu'ils priorisent les commandes de ce client en presse et en façonnage.
Préparer le relevé mensuel dû au clientIl établit le relevé des volumes, des délais tenus et des incidents dans la forme prévue par le contrat, et le remet au gérant, qui l'envoie après relecture.

Sur le terrain

Le stock d'enveloppes d'une mutuelle

Le contrat avec une mutuelle oblige l'atelier à tenir en permanence un stock d'enveloppes imprimées à son logo. L'agent constate en milieu de mois que l'envoi des avis de cotisation va presque vider le stock. Il prévient le gérant, prépare la commande de réimpression avec le fichier et l'épreuve validée de la dernière fois, et rappelle que le contrat prévoit une nouvelle validation si le logo a changé. La mutuelle confirme le fichier, et la réimpression arrive avant la rupture.

Les plans en retard d'un département

Le contrat avec un conseil départemental fixe un délai de quarante-huit heures pour les plans grand format. L'agent relève qu'en trois semaines cinq dossiers ont dépassé ce délai, tous pendant les jours où le traceur servait aussi à une commande de signalétique. Il prévient le gérant que le seuil de pénalité du mois sera atteint au prochain retard, et propose de réserver le traceur aux plans du département le matin. Le mois se termine sans nouvelle pénalité.

Les mots qu'il emploie chaque jour

Façonnage: Tout ce qui suit l'impression : pliage, rainage, découpe, reliure ; c'est souvent là que se perdent les délais.
Bon à tirer: L'accord écrit du client sur l'épreuve : après lui, une erreur de contenu n'est plus imputable à l'imprimeur.
Grammage: Le poids du papier au mètre carré : il change le rendu, le prix, le façonnage et le coût d'expédition.
Calage couleur: Le réglage qui assure la constance des teintes d'un tirage à l'autre ; sans profil, la couleur du client n'est jamais la vôtre.

Son métier de départ : Agent suivi contrats en cours. Toute l'activité : Impression numérique et reprographie.