Un atelier d'impression numérique vit au jour le jour, et l'administratif passe après la commande qui doit sortir à midi. Pourtant, une collectivité qui renouvelle son contrat de copies attend un dossier complet à date fixe, le repreneur des toners attend son bordereau, et le loueur des presses envoie ses avenants. L'assistant tient ce calendrier à part et prépare chaque pièce assez tôt pour que le gérant n'ait qu'à relire et signer.

Ce qu'il fait chaque jour chez vous

Préparer les candidatures aux marchés de reprographieIl rassemble les pièces demandées par l'acheteur public pour un marché de copies ou d'impression, vérifie la date limite de remise et signale au gérant ce qui reste à signer ou à chiffrer.
Renseigner les cadres de prix des acheteurs publicsIl reporte dans le cadre fourni par l'acheteur les prix à la page équivalente A4, par grammage et par option de façonnage, à partir du tarif arrêté par le gérant, sans rien modifier lui-même.
Redemander les attestations avant qu'on les réclameIl renouvelle à temps l'attestation de vigilance, l'attestation de régularité fiscale et l'attestation d'assurance que les collectivités exigent pendant toute la durée d'un contrat.
Suivre les enlèvements de déchets d'atelierIl note chaque passage du repreneur des cartouches, toners et chutes, range le bordereau de suivi signé et relance par courriel quand un bordereau n'est pas revenu après l'enlèvement.
Surveiller les contrats de location des machinesIl tient les échéances des contrats de location et de maintenance des presses numériques et du traceur, et prévient le gérant avant la date où l'on peut encore renégocier ou résilier.
Classer les épreuves validées par commandeIl range chaque bon à tirer signé avec le devis et le bon de livraison de la commande, pour que la pièce se retrouve en deux minutes le jour où un client conteste une coquille.

Sur le terrain

Le renouvellement d'un marché de copies

La communauté de communes publie l'avis de renouvellement de son marché de reprographie, avec remise des offres dans cinq semaines. L'assistant découpe le dossier : pièces administratives, cadre de prix, mémoire technique. Il voit que le cadre demande un prix distinct pour chaque grammage proposé et pour la reliure spirale, et transmet au gérant la liste des prix à arrêter, avec dix jours de marge avant la date limite.

Un bordereau resté chez le repreneur

Après l'enlèvement trimestriel des toners usagés, le bordereau de suivi n'est pas revenu signé. L'assistant le remarque en tenant son registre, écrit au repreneur pour obtenir l'exemplaire complété et note la relance. Le document arrive la semaine suivante ; il le range avec les précédents, ce qui évite un trou dans le dossier de l'atelier le jour d'un contrôle.

Les mots qu'il emploie chaque jour

Grammage: Le poids du papier au mètre carré : il change le rendu, le prix, le façonnage et le coût d'expédition.
Façonnage: Tout ce qui suit l'impression : pliage, rainage, découpe, reliure ; c'est souvent là que se perdent les délais.
Bon à tirer: L'accord écrit du client sur l'épreuve : après lui, une erreur de contenu n'est plus imputable à l'imprimeur.

Son métier de départ : Assistant administratif. Toute l'activité : Impression numérique et reprographie.