Une reprographie reçoit plus de papier qu'on ne le croit : notifications de marchés publics, bons de commande signés des collectivités, recommandés de clients mécontents, liasses d'échantillons et nuanciers des fournisseurs, colis retournés abîmés. Une notification non enregistrée peut faire perdre un contrat de copies, une réclamation non lue laisse passer le moment de répondre. Le gestionnaire tient le registre, dit qui traite quoi et pour quand, et prépare les envois sortants.

Ce qu'il fait chaque jour chez vous

Dater les plis qui ouvrent un délaiIl note le jour de réception d'une notification de marché, d'un ordre de service ou d'une réclamation en recommandé, et inscrit la date limite de réponse indiquée par la pièce ou par le contrat.
Remettre les échantillons au deviseurIl enregistre les liasses d'échantillons et nuanciers reçus des fournisseurs avec leur référence et leur grammage, et les fait parvenir à la personne qui prépare les devis concernés.
Garder la trace des réserves de livraisonQuand un client renvoie un bon de livraison portant des réserves (cartons écrasés, façonnage abîmé, quantité manquante), il l'enregistre et prévient le responsable avant que le recours contre le transporteur ne soit plus possible.
Numériser l'épreuve revenue par la posteCertains clients renvoient leur bon à tirer signé par courrier ; il le scanne dès l'arrivée, le joint à la commande et prévient l'atelier que l'épreuve est revenue, la décision de lancer restant à l'opérateur.
Préparer les envois de petits tiragesIl prépare les étiquettes et le bordereau d'envoi des petits colis (cartes de visite, faire-part, brochures) et note le numéro de suivi dans la commande, pour répondre au client qui demande où en est son colis.
Conserver les preuves des plis sortantsIl garde la trace des recommandés envoyés par l'atelier (mise en demeure validée par le gérant, résiliation d'un contrat de location) avec la date et la preuve de dépôt.

Sur le terrain

Une notification de marché arrivée un lundi

Le lundi matin arrive la notification d'attribution du lot reprographie d'un conseil départemental, accompagnée d'un ordre de service qui fixe le démarrage. Le gestionnaire enregistre la date de réception, transmet au gérant et à l'assistant administratif, et note dans le registre les pièces que l'acheteur attend en retour. Il pose une alerte trois jours avant l'échéance indiquée dans l'ordre de service.

Des brochures abîmées par le transporteur

Un client renvoie la copie de son bon de livraison avec la mention « cartons ouverts, couvertures rayées ». Le gestionnaire l'enregistre le jour même, joint les photos reçues par courriel et prévient le responsable qu'une réclamation contre le transporteur est à faire sans attendre. Il prépare le courrier de réclamation, que le gérant relit et signe avant le départ.

Les mots qu'il emploie chaque jour

Bon à tirer: L'accord écrit du client sur l'épreuve : après lui, une erreur de contenu n'est plus imputable à l'imprimeur.
Grammage: Le poids du papier au mètre carré : il change le rendu, le prix, le façonnage et le coût d'expédition.
Façonnage: Tout ce qui suit l'impression : pliage, rainage, découpe, reliure ; c'est souvent là que se perdent les délais.

Son métier de départ : Gestionnaire de courrier. Toute l'activité : Impression numérique et reprographie.