Une reprographie promet souvent le lendemain : une rupture de papier ou de toner se voit donc immédiatement au comptoir. À l'inverse, des palettes de papier de création achetées pour un client ponctuel peuvent dormir des années et prendre l'humidité. Les seuils de réapprovisionnement, fixés une fois, ne suivent ni le délai du grossiste ni la saison. L'assistant les recalcule sur ce qui se passe vraiment.

Ce qu'il fait chaque jour chez vous

Relever le délai réel de chaque grossisteIl calcule, à partir des commandes passées, le délai réel de livraison de chaque papier, rouleau et consommable, et le compare au délai annoncé.
Revoir les seuils de réapprovisionnementIl recalcule pour chaque papier par grammage et chaque toner le seuil à partir duquel commander, d'après la consommation des derniers mois.
Prévoir un stock tampon pour les urgencesIl propose un stock de sécurité pour les papiers des travaux du lendemain, et un stock plus faible pour les références rarement demandées.
Intégrer les saisons de l'atelierIl anticipe les pics connus : rentrée scolaire, soutenances de mémoires, fêtes de fin d'année, marchés de copies, et commande les spirales, couvertures et papiers à temps.
Proposer les commandes à passerIl prépare chaque semaine la liste des réapprovisionnements suggérés, avec quantité et date, que le responsable d'atelier valide avant envoi.
Surveiller les stocks qui dormentIl signale les papiers et supports sans mouvement depuis longtemps, et propose de les utiliser dans des offres ou de les retourner au fournisseur quand c'est possible.

Sur le terrain

Les couvertures de reliure de mai

Chaque année, les couvertures de reliure manquaient en plein mois de soutenances. L'assistant a relevé la consommation des trois années précédentes et le délai réel du fournisseur, qui s'allongeait au printemps. Il a proposé de commander dès mars un stock couvrant la saison, et de prévenir les étudiants qu'un fichier prêt à imprimer reçu tôt garantissait le délai. Les ruptures de mai ont disparu.

Le papier de création qui dormait

Trois palettes d'un papier de création acheté pour un client unique dormaient depuis deux ans dans l'atelier. L'assistant les a signalées, a vérifié leur état avec l'atelier et a proposé une offre de cartes de visite haut de gamme utilisant ce papier, avec un façonnage en coins arrondis. Le gérant a validé, et le stock s'est écoulé en quelques mois.

Les mots qu'il emploie chaque jour

Grammage: Le poids du papier au mètre carré : il change le rendu, le prix, le façonnage et le coût d'expédition.
Façonnage: Tout ce qui suit l'impression : pliage, rainage, découpe, reliure ; c'est souvent là que se perdent les délais.
Fichier prêt à imprimer: Le document contrôlé en polices, fonds perdus, résolution et profil couleur ; un fichier non conforme est le premier motif de retard.

Son métier de départ : Assistant approvisionnement. Toute l'activité : Impression numérique et reprographie.