En impression numérique, la facture se fait souvent à la volée : le client repart avec ses copies, la bâche est posée chez lui, le contrat de copies tourne tout le mois. Ce qui a été ajouté en route — un pelliculage demandé au comptoir, cent exemplaires de plus, un déplacement de pose — se perd facilement. L'agent part des bons de livraison, des relevés de compteurs et des ordres de fabrication pour établir des factures justes, et les dépose au bon endroit pour les clients publics.

Dans une entreprise de impression numérique et reprographie, ce poste s'appelle « Facturation et relances clients » (gestion et administration).

Ce qu'il fait chaque jour chez vous

Facturer d'après le bon de livraison signéIl établit la facture sur la quantité réellement livrée ou retirée, et non sur celle du devis, et signale l'écart au commercial quand le client a reçu moins que commandé.
Facturer les contrats de copies chaque moisIl calcule les pages équivalentes A4 du mois d'après les relevés de compteurs, applique les prix du contrat par format et par couleur, et joint le relevé à la facture.
Déposer les factures publiques sur Chorus ProPour les mairies, écoles et administrations, il dépose la facture sur la plateforme avec le numéro d'engagement et le code service, faute de quoi elle reste bloquée sans paiement.
Rattraper les ajouts faits en cours de commandeIl compare l'ordre de fabrication terminé au devis et repère les ajouts acceptés en route (exemplaires en plus, façonnage ajouté, livraison urgente) pour les soumettre avant de facturer.
Préparer les avoirs après réclamationQuand le gérant accorde une réduction après une réclamation, il prépare l'avoir rattaché à la facture d'origine avec son motif, après avoir joint le bon à tirer au dossier.
Faire dire à la facture ce qui a été faitIl s'assure que chaque ligne reprend le format, le grammage, la quantité et la finition, pour que le service comptable du client retrouve sa commande sans avoir à demander de précisions.

Sur le terrain

Cent menus de plus tirés au comptoir

Un traiteur passe récupérer ses 1 000 menus et en demande cent de plus, tirés sur-le-champ. L'opérateur les fait, le client repart, mais la commande reste à 1 000 dans la gestion. L'agent le repère en comparant le bon de livraison, qui porte 1 100, à l'ordre de fabrication. Il soumet le complément au gérant avec le prix unitaire du devis, et la facture part avec la bonne quantité.

Une facture de lycée rejetée par la plateforme

La facture d'impression des livrets d'un lycée est rejetée par la plateforme publique : le numéro d'engagement manque. L'agent retrouve le bon de commande du lycée, qui le portait en bas de page, redépose la facture complète et écrit à la gestionnaire pour lui signaler le nouveau dépôt. Il ajoute le numéro à la fiche client, pour que la prochaine facture ne bute pas au même endroit.

Les mots qu'il emploie chaque jour

Façonnage: Tout ce qui suit l'impression : pliage, rainage, découpe, reliure ; c'est souvent là que se perdent les délais.
Bon à tirer: L'accord écrit du client sur l'épreuve : après lui, une erreur de contenu n'est plus imputable à l'imprimeur.
Grammage: Le poids du papier au mètre carré : il change le rendu, le prix, le façonnage et le coût d'expédition.

Son métier de départ : Agent de facturation. Toute l'activité : Impression numérique et reprographie.