Les clients d'une imprimerie de valeurs paient, presque toujours. Mais ils paient au rythme de leur administration : circuit de visas, contrôle des pièces jointes, budget voté par tranches, parfois une demande de complément trois mois après réception. Les montants sont élevés et peu nombreux, et un lot impayé pèse lourd sur la trésorerie. Le gestionnaire clients connaît le circuit de chaque client émetteur et sait où un paiement s'est arrêté.

Ce qu'il fait chaque jour chez vous

Suivre la facture dans le circuit du clientIl note pour chaque facture de lot l'étape où elle se trouve chez le client, réception, contrôle, visa, ordonnancement, à partir des réponses de ses services.
Identifier la pièce qui bloque un paiementQuand une facture n'avance plus, il demande au service payeur ce qui lui manque, par exemple l'état de réconciliation du lot ou une attestation, et le fait produire.
Classer les retards selon leur causeIl distingue la facture en attente de visa, la facture contestée sur une quantité et celle bloquée par un budget non débloqué, car aucune ne se traite de la même façon.
Répondre aux demandes du service payeurIl prépare les réponses aux questions de l'administration du client sur une facture, en joignant les pièces, et laisse au commercial les sujets de fond.
Tenir l'encours par client émetteurIl tient la balance âgée par client et par marché, avec les lots livrés, facturés, réglés, et ce qui reste dû par ancienneté.
Prévenir la direction d'un encours qui se tendQuand plusieurs lots d'un même client restent impayés alors que la fabrication continue, il le signale à la direction avant le lancement des lots suivants.

Sur le terrain

Une facture arrêtée au contrôle des pièces

Une facture de lot de billets reste en attente depuis deux mois chez une banque centrale. Le gestionnaire écrit au service comptable du client, qui répond que l'état de réconciliation joint porte une date antérieure à la livraison. Il fait éditer par la qualité l'état à la bonne date, le renvoie avec la facture, et le paiement est ordonné le mois suivant.

Trois lots dus et un quatrième prêt

Un ministère a trois lots de passeports impayés, dont le plus ancien a cinq mois, et le quatrième est prêt à partir. Le gestionnaire présente à la direction la balance âgée de ce client, les raisons connues de chaque retard et la date du bon à tirer de la série suivante. La direction décide d'écrire au ministère avant d'expédier le lot.

Les mots qu'il emploie chaque jour

Client émetteur: La banque centrale ou l'État qui commande et audite la fabrication.
Réconciliation: L'égalité entre entrées et bonnes plus gâches plus stock, vérifiée à chaque étape.
Bon à tirer: La validation signée du client émetteur sur la dernière version, sans laquelle rien ne s'imprime.

Son métier de départ : Gestionnaire clients. Toute l'activité : Impression fiduciaire et documents sécurisés.