Une imprimerie fiduciaire est sans doute l'entreprise la plus auditée de sa région. La banque centrale cliente envoie ses inspecteurs, les certificateurs vérifient les procédures de sécurité, le commissaire aux comptes revient chaque année, et les demandes se recoupent souvent. L'assistant tient le fil de chacune, rassemble les pièces une seule fois et sait lesquelles ne peuvent pas quitter le site.

Ce qu'il fait chaque jour chez vous

Croiser les demandes des différents auditeursIl repère les pièces déjà fournies à un auditeur et demandées à nouveau par un autre, pour les sortir du même dossier plutôt que de relancer les services.
Préparer la consultation sur siteLes registres et procès-verbaux ne sortent pas : il réserve la salle de consultation, prépare la liste des pièces à présenter et organise l'accompagnement des auditeurs.
Monter les dossiers de réconciliation demandésPour une commande tirée par l'auditeur, il assemble les états de réconciliation de chaque étape, les procès-verbaux de destruction des gâches et l'état final remis au client.
Présenter le circuit des bons à tirerIl réunit, pour la série échantillonnée, les versions successives de la spécification et le bon à tirer signé sur la dernière, pour montrer qu'aucune impression ne l'a précédé.
Suivre les recommandations jusqu'à leur clôtureIl tient le tableau des recommandations de chaque audit, avec responsable et échéance, et relance par courriel jusqu'à la preuve de mise en œuvre.
Tracer les pièces montrées et remisesIl consigne ce qui a été montré, ce qui a été remis en copie et à qui, pour répondre à toute question sur la diffusion d'informations confidentielles.

Sur le terrain

Deux audits la même semaine

Les inspecteurs d'une banque centrale et le commissaire aux comptes annoncent leur venue la même semaine. L'assistant compare les deux listes : douze pièces se recoupent, dont les états de réconciliation de la dernière commande livrée. Il les rassemble une fois, prépare deux salles et un planning d'accompagnement, et évite à l'atelier deux demandes successives pour les mêmes registres.

Un procès-verbal introuvable

L'auditeur du client demande le procès-verbal de destruction d'une série de gâches de mars. L'assistant ne le trouve pas dans la GED. Il interroge le responsable des matières, qui le retrouve classé sous une autre commande. Il corrige le classement, présente la pièce à l'auditeur et note dans le journal la cause du retard, pour qu'elle soit traitée dans les recommandations.

Les mots qu'il emploie chaque jour

Client émetteur: La banque centrale ou l'État qui commande et audite la fabrication.
Réconciliation: L'égalité entre entrées et bonnes plus gâches plus stock, vérifiée à chaque étape.
Gâche: La feuille ratée, qui porte les mêmes sécurités qu'une bonne et se détruit sous contrôle.
Bon à tirer: La validation signée du client émetteur sur la dernière version, sans laquelle rien ne s'imprime.

Son métier de départ : Assistant audit. Toute l'activité : Impression fiduciaire et documents sécurisés.