Dans une imprimerie de valeurs, chacun a besoin d'un coup de main : un ingénieur qui veut la dernière version d'une spécification, un commercial qui cherche la réponse faite à un ministère il y a trois ans, un acheteur qui veut un résumé de soixante pages de clauses. L'assistant virtuel fait ces travaux, avec une contrainte que le bureau ordinaire n'a pas : il sait quels documents se manipulent en clair et lesquels restent dans leur espace protégé.

Ce qu'il fait chaque jour chez vous

Résumer un cahier des charges d'ÉtatIl lit l'appel d'offres d'un client émetteur et en tire les exigences de sécurité, les quantités, les jalons et les pénalités, en signalant les clauses inhabituelles pour l'usine.
Retrouver la bonne version d'un documentQuand on lui demande la spécification d'un passeport ou le dernier bon à tirer d'une coupure, il remonte la version en vigueur dans M-Files et dit laquelle a été remplacée et quand.
Rédiger les notes internes courantesIl met au propre les notes de service, consignes d'atelier ou réponses à une question d'auditeur à partir des éléments qu'on lui dicte, prêtes à être relues par leur auteur.
Préparer une comparaison entre deux commandesIl met côte à côte deux commandes semblables, par exemple deux séries de billets pour le même pays, pour montrer ce qui a changé dans les éléments de sécurité et les quantités.
Tenir la liste des demandes en coursIl garde trace de ce qu'on lui a confié, de qui le demande et pour quand, et rappelle ce qui reste ouvert en fin de journée.
Refuser ce qui sortirait du périmètre protégéSi on lui demande d'envoyer à l'extérieur un document classé ou un calendrier de livraison, il ne le fait pas et oriente vers le canal prévu par la sûreté.

Sur le terrain

Soixante pages lues avant la réunion

Un ministère publie un appel d'offres pour une nouvelle carte d'identité. L'ingénieur commercial a une heure avant de réunir l'équipe. L'assistant virtuel en tire une synthèse d'une page : volumes annuels, éléments de sécurité demandés dont une impression en taille-douce sur la couverture, calendrier des échantillons, pénalités de retard. Il marque deux exigences que l'usine n'a jamais produites.

Une ancienne réponse à retrouver

Le commercial se souvient d'une offre faite à une banque centrale il y a quatre ans pour une coupure commémorative, mais ne sait plus où elle est. L'assistant la retrouve dans la GED sous la référence de l'appel d'offres, signale qu'elle cite un fournisseur de fil qui n'est plus agréé, et propose le paragraphe à reprendre.

Les mots qu'il emploie chaque jour

Bon à tirer: La validation signée du client émetteur sur la dernière version, sans laquelle rien ne s'imprime.
Client émetteur: La banque centrale ou l'État qui commande et audite la fabrication.
Taille-douce: L'impression en relief tactile propre aux billets et aux titres sécurisés.

Son métier de départ : Assistant virtuel. Toute l'activité : Impression fiduciaire et documents sécurisés.