Une étude notariale est un lieu où l'on reçoit des familles parfois en deuil, des vendeurs pressés et des banquiers, et où sont conservées des archives qu'aucun sinistre ne doit atteindre. Les services généraux y ont donc un poids particulier : sécurité de la salle où dorment les minutes, confidentialité des bureaux, accueil, matériel de signature, maintenance. L'agent suit ces contrats, organise arrivées et départs et tient le budget de fonctionnement de l'office.

Ce qu'il fait chaque jour chez vous

Veiller sur la salle des archivesIl suit les contrats de détection incendie, de contrôle d'humidité et de contrôle d'accès de la pièce où sont rangées les minutes, et alerte au moindre rapport d'anomalie.
Tenir les contrats de l'officeIl note les échéances des contrats de ménage, de copieurs, de maintenance informatique et d'assurance des locaux, et prévient avant la date limite pour renoncer à une reconduction.
Préparer l'arrivée d'un clercIl commande le poste, les accès au logiciel notarial et à la signature électronique, la clé ou le badge, et vérifie que l'engagement de confidentialité est signé avant le premier jour.
Organiser le départ d'un collaborateurIl récupère clés et matériel, fait couper les accès aux dossiers et aux outils de signature, et s'assure que ses dossiers en cours ont été réattribués avant son dernier jour.
Vérifier les frais de déplacement aux signaturesIl vérifie les notes de frais des notaires et des clercs, déplacements pour des signatures extérieures ou formations, et contrôle qu'aucune n'est imputée sur un dossier de fonds de tiers.
Suivre le budget de fonctionnementIl compare chaque mois les dépenses de l'office au budget prévu, poste par poste, et signale au notaire ce qui dérive, en distinguant les frais fixes et les achats ponctuels.

Sur le terrain

Une fuite au-dessus de la salle des archives

Un voisin signale une infiltration dans l'immeuble, juste au-dessus de la pièce des archives. L'agent prévient aussitôt le notaire, demande au syndic une intervention en urgence, commande la protection des rayonnages exposés et écrit à l'assureur des locaux. Il tient un journal des démarches, car la conservation de chaque acte authentique est une responsabilité directe de l'étude.

Trois arrivées avant la rentrée

L'étude recrute un notaire salarié, une clerc et un formaliste pour septembre. L'agent prépare un planning par personne, commande les postes et les clés de signature, demande à l'éditeur du logiciel les licences supplémentaires et fait aménager un bureau fermé pour le notaire, qui recevra des clients en rendez-vous confidentiels.

Les mots qu'il emploie chaque jour

Minute: L'original de l'acte conservé par l'étude ; il ne sort jamais, et ce sont des copies qui circulent.
Acte authentique: L'acte reçu par le notaire, qui a date certaine et force exécutoire ; c'est ce qui distingue le métier.
Fonds de tiers: Les sommes reçues pour le compte des clients, déposées sur un compte dédié et contrôlé.

Son métier de départ : Responsable des services généraux. Toute l'activité : Notariat.