Dans une imprimerie, l'agenda des personnes dépend de celui des machines. Un directeur artistique veut assister au calage de sa couverture ; si la presse prend deux heures de retard, son rendez-vous glisse, et le suivant aussi. Le technicien du constructeur ne vient qu'à une date, le représentant du papetier passe un jour par mois. Le gestionnaire tient ces agendas ensemble et prévient avant que quelqu'un ne se déplace pour rien.

Ce qu'il fait chaque jour chez vous

Organiser la venue d'un client au tirageIl propose au client un créneau tiré du planning machine, lui envoie l'adresse, l'heure et le nom de la personne qui l'accueillera, et le prévient au plus tôt si le travail précédent déborde.
Décaler les rendez-vous quand la presse glisseDès que le planning annonce un retard, il repère les rendez-vous qui en dépendent et propose aux personnes concernées un nouvel horaire, plutôt que de les laisser attendre à l'accueil.
Réserver les passages des techniciensMaintenance de la presse, révision du CTP, étalonnage : il inscrit ces interventions dans l'agenda de l'atelier et du chef de fabrication, et rappelle la veille ce qu'il faut libérer.
Grouper les visites d'une même tournéeQuand un commercial part voir des clients dans une même ville, il ordonne les rendez-vous pour limiter la route et place les remises de BAT en main propre sur le même déplacement.
Sanctuariser les plages de chiffrageIl réserve dans l'agenda du deviseur des plages sans rendez-vous aux périodes des catalogues et des calendriers, quand les demandes de devis s'empilent sur son bureau.
Alerter sur les veilles de livraison chargéesUne veille de grosse livraison avec trois rendez-vous clients et une réunion fournisseur : il le signale au dirigeant un jour avant et propose ce qui peut être déplacé.

Sur le terrain

Un directeur artistique attendu au calage

Le directeur artistique d'une maison d'édition veut voir sa couverture sortir de presse, prévue jeudi à 10 h. Mercredi soir, le planning annonce que le travail précédent finira vers midi. Le gestionnaire lui écrit aussitôt pour proposer 13 h 30, prévient l'accueil et le conducteur, et décale le rendez-vous suivant du commercial. Le client arrive à l'heure du nouveau calage au lieu d'attendre trois heures dans le hall.

La révision annuelle en pleine saison

Le constructeur propose la révision annuelle de la presse quatre couleurs début novembre, au plus fort de la production des calendriers. Le gestionnaire montre au chef de fabrication les deux semaines les moins chargées de l'automne d'après le planning, demande au constructeur un créneau à la mi-octobre et bloque la journée dans tous les agendas concernés, conducteurs compris.

Les mots qu'il emploie chaque jour

Calage: Le réglage de la machine avant tirage, qui consomme du papier et du temps ; il se facture, tirage court ou long.
BAT: Le bon à tirer : l'épreuve que le client signe et qui arrête tout, texte comme couleur, avant lancement machine.
CTP: Computer to Plate : la gravure directe des plaques offset depuis le flux, avec la courbe de linéarisation et celle du papier choisies à chaque travail.

Son métier de départ : Gestionnaire d'agenda. Toute l'activité : Imprimerie offset et numérique.