La comptabilité d'une imprimerie suit la production : chaque travail a ses achats de papier, ses plaques, sa sous-traitance de façonnage et sa facture de vente, parfois précédée d'un acompte et suivie d'un avoir pour un écart de quantité. Les reprises de gâche par le récupérateur sont des recettes qu'on oublie. L'assistant comptable tient ce courant pièce par pièce et laisse au cabinet les choix qui lui reviennent.

Dans une entreprise de imprimerie offset et numérique, ce poste s'appelle « Secrétaire comptable » (gestion et administration).

Ce qu'il fait chaque jour chez vous

Rattacher les achats au travail qui les a consommésIl rapproche les factures du papetier et du façonnier du numéro de travail porté sur la commande, pour que le prix de revient calculé dans le MIS repose sur les vrais montants.
Lettrer acomptes et soldes des gros travauxPour les catalogues payés en deux fois, il lettre l'acompte reçu avec la facture finale et repère les acomptes encaissés sans qu'aucune facture de solde ait été émise.
Enregistrer les ventes de gâche et d'aluminiumLes reprises de papier et de plaques par le récupérateur sont comptabilisées en produit avec leur bordereau de pesée, au lieu de se perdre dans un compte d'attente.
Préparer les avoirs pour quantité manquanteQuand la quantité livrée reste sous la commande au-delà de la tolérance prévue, il prépare l'avoir d'après le bon de livraison et le soumet au responsable.
Vérifier que les corrections tardives sont facturéesIl contrôle que les corrections demandées après un BAT signé, prévues aux conditions comme travail supplémentaire, ont été facturées, et liste au commercial celles qui ne l'ont pas été.
Remettre au cabinet le dossier de TVAChaque mois, il prépare l'état des ventes et des achats par taux, signale les ventes aux clients étrangers et les livres ou périodiques dont le taux est à confirmer par le comptable.

Sur le terrain

Un acompte sans facture de solde

En lettrant le compte d'un éditeur, l'assistant trouve un acompte encaissé en septembre pour un livre livré en octobre, sans aucune facture de solde. Le dossier du MIS montre le travail livré et le bon signé par le client. Il signale au service facturation que la facture n'est jamais partie ; elle est émise le jour même, et l'éditeur la règle à l'échéance.

Une ligne de corrections contestée

Un client conteste la ligne « corrections après BAT » de la facture d'un dépliant. L'assistant retrouve l'épreuve signée, puis le courriel du client demandant de changer un prix deux jours plus tard. Il joint les deux pièces au compte client, et le commercial peut répondre, preuve à l'appui, que cette correction relevait bien d'un travail supplémentaire prévu aux conditions.

Les mots qu'il emploie chaque jour

Façonnage: Tout ce qui suit l'impression : coupe, pliage, rainage, piqûre, dos carré collé ; souvent le vrai délai du travail.
MIS: Le logiciel de gestion de l'imprimerie (Masterprint, Cadratin, GamSys…) : il chiffre le devis, lance l'ordre de fabrication et crée le premier JDF.
BAT: Le bon à tirer : l'épreuve que le client signe et qui arrête tout, texte comme couleur, avant lancement machine.

Son métier de départ : Assistant comptable. Toute l'activité : Imprimerie offset et numérique.