Une imprimerie de labeur vit de commandes uniques, mais elle répond aussi à des collectivités qui exigent des attestations à jour, elle passe des audits de chaîne de contrôle sur ses papiers certifiés et elle tient un registre des déchets d'atelier. Personne en production n'a le temps de suivre ces dates ; l'assistant les suit, pour que le commercial puisse déposer une offre le jour où le bulletin municipal est remis en concurrence.

Ce qu'il fait chaque jour chez vous

Tenir prêt le dossier de candidature aux marchésIl garde à jour les attestations fiscales et sociales, l'extrait Kbis, l'assurance responsabilité civile et les références de travaux, pour qu'une réponse à une collectivité (bulletin, guide, affiches) parte complète.
Préparer l'audit de chaîne de contrôle FSC ou PEFCIl rassemble les factures d'achat des papiers certifiés, les bons de sortie tirés du MIS et les mentions portées sur les factures clients, pour que l'auditeur suive chaque lot du papetier jusqu'au travail livré.
Suivre le label environnemental de l'atelierPour le label que l'imprimerie détient (Imprim'Vert chez beaucoup), il note la date du prochain passage, réunit les bordereaux d'enlèvement des solvants et chiffons souillés et dit ce qui manque avant la visite.
Tenir à jour les fiches de données de sécuritéEncres, vernis, solutions de mouillage, produits de lavage des blanchets : il réclame au fournisseur la fiche à jour de chaque produit entré à l'atelier et archive l'ancienne, pour qu'on sache ce qui a été employé.
Ouvrir les comptes des nouveaux façonniersQuand l'atelier confie un façonnage spécial (dorure, découpe à la forme, reliure cousue) à un sous-traitant inconnu, il prépare la fiche fournisseur et demande l'attestation de vigilance et les conditions de transport.
Fournir aux clients les preuves qu'ils exigentUn grand compte veut la preuve que son papier est certifié ou que tel grammage est bien recyclé : il retrouve le certificat du papetier et prépare la réponse, que le commercial relit avant envoi.

Sur le terrain

Le magazine d'une communauté de communes

La consultation tombe un lundi, réponse attendue le vendredi midi. L'assistant vérifie aussitôt les pièces : l'attestation d'assurance a expiré le mois dernier et le certificat FSC doit être joint en cours de validité. Il écrit le jour même à l'assureur et au certificateur, monte le mémoire de références avec les trois derniers magazines imprimés et prévient le dirigeant que la signature électronique du dossier l'attend jeudi soir au plus tard.

La visite de l'auditeur PEFC

L'auditeur annonce sa venue sous quinze jours et suivra trois commandes tirées au hasard. L'assistant extrait du MIS les travaux de l'année imprimés sur papier certifié, rapproche chacun de la facture du papetier et de la facture client portant la mention, et découvre deux factures où la mention a sauté. Il les liste pour le responsable, qui fait corriger la procédure avant la visite.

Les mots qu'il emploie chaque jour

Façonnage: Tout ce qui suit l'impression : coupe, pliage, rainage, piqûre, dos carré collé ; souvent le vrai délai du travail.
MIS: Le logiciel de gestion de l'imprimerie (Masterprint, Cadratin, GamSys…) : il chiffre le devis, lance l'ordre de fabrication et crée le premier JDF.
Grammage: Le poids du papier au mètre carré, qui décide du rendu, du pliage, du port et d'une partie du prix.

Son métier de départ : Assistant administratif. Toute l'activité : Imprimerie offset et numérique.