Dans une petite imprimerie numérique, le même grossiste est souvent créé plusieurs fois dans le logiciel de gestion, sous son nom, son enseigne et son agence locale. Le même papier figure sous trois codes avec trois prix. Et les faux courriels de changement de coordonnées bancaires visent justement les petites structures où une seule personne paie les fournisseurs. L'assistant opérations tient cette mécanique en ordre.

Ce qu'il fait chaque jour chez vous

Fusionner les fournisseurs créés plusieurs foisIl repère dans le logiciel de gestion le même grossiste enregistré sous plusieurs noms ou adresses et propose une fiche unique, avec l'historique rattaché.
Contrôler chaque nouveau fournisseurIl vérifie, avant toute création, que l'entreprise n'existe pas déjà, que ses pièces sont complètes et qu'un responsable a validé le besoin.
Vérifier toute demande de changement de RIBIl ne modifie jamais des coordonnées bancaires sur simple courriel : il signale la demande au gérant pour confirmation par un canal connu du fournisseur.
Mettre à jour qui peut engager quoiIl tient la liste des personnes autorisées à commander du papier, des consommables ou du façonnage sous-traité, avec leurs plafonds, et la corrige après chaque départ.
Remettre de l'ordre dans les articlesIl harmonise les fiches articles : format, grammage, finition et conditionnement décrits de la même façon, et les feuilles de calage couleur sur un article distinct, pour que les analyses de dépense comparent ce qui est comparable.
Organiser le calendrier du serviceIl prévoit les dates de relevé des compteurs, de renouvellement des contrats et de commande des papiers de rentrée, et prépare les dossiers des réunions avec le gérant.

Sur le terrain

Un faux courriel du loueur de presse

Un courriel imitant le loueur de la presse couleur annonçait un changement de banque et demandait de payer la prochaine échéance sur un nouveau compte. L'assistant a remarqué une adresse d'expéditeur légèrement différente et a bloqué la modification. Il a transmis le message au gérant, qui a joint le loueur par son numéro habituel : la demande était frauduleuse.

Le même couché sous trois références

En préparant l'analyse des dépenses, l'assistant a trouvé un même papier couché enregistré sous trois codes, avec trois descriptions et trois prix. L'un d'eux portait un grammage erroné. Il a proposé une fiche unique avec la bonne description et l'a fait valider par le responsable d'atelier avant de rattacher l'historique des commandes.

Les mots qu'il emploie chaque jour

Grammage: Le poids du papier au mètre carré : il change le rendu, le prix, le façonnage et le coût d'expédition.
Façonnage: Tout ce qui suit l'impression : pliage, rainage, découpe, reliure ; c'est souvent là que se perdent les délais.
Calage couleur: Le réglage qui assure la constance des teintes d'un tirage à l'autre ; sans profil, la couleur du client n'est jamais la vôtre.

Son métier de départ : Assistant opérations achats. Toute l'activité : Impression numérique et reprographie.