En impression numérique, beaucoup de devis s'arrêtent sans refus : le client a imprimé en ligne, l'événement a été annulé, le fichier n'a jamais été fini. Pourtant le besoin revient presque toujours, souvent à la même date l'année suivante. L'agent de relance reprend ces affaires une par une, relit ce qui avait été demandé, cherche une raison réelle d'écrire et obtient une réponse, même négative, pour qu'une affaire ne traîne pas indéfiniment dans le suivi.

Ce qu'il fait chaque jour chez vous

Sortir les devis morts du suiviIl liste chaque semaine les devis sans réponse depuis plus de trois semaines, avec la date de l'événement qu'ils visaient et la dernière trace d'échange.
Retrouver la prochaine date utileIl cherche pour chaque devis la date à laquelle le besoin reviendra : salon de l'an prochain, rentrée suivante, nouvelle saison sportive, prochaine assemblée générale.
Écrire une relance qui apporte quelque choseIl rédige un message qui propose une vraie nouveauté : délai plus court, nouveau papier, possibilité de reprendre le fichier prêt à imprimer de l'an passé.
Chercher une réponse claireIl pose une question simple qui appelle un oui ou un non, plutôt qu'un « n'hésitez pas », pour savoir s'il faut garder l'affaire ouverte ou la fermer.
Clore proprement les affaires perduesIl ferme les affaires sans suite avec leur motif, imprimé ailleurs, projet abandonné, prix, pour que le suivi reflète la réalité et que l'analyse des pertes soit possible.
Signaler les affaires qui se réveillentQuand un client répond qu'il a de nouveau un projet, il transmet aussitôt au commercial avec l'historique, le devis d'origine et les remarques de l'époque.

Sur le terrain

Un salon qui revient chaque année

En septembre, l'agent retrouve un devis de kakémonos et de comptoir d'accueil resté sans suite en février, pour un salon du printemps. Il vérifie que le salon a lieu de nouveau en mars et écrit au client en novembre, en rappelant les dimensions déjà validées et en proposant de bloquer un créneau de façonnage avant la saison. Le client répond qu'il avait imprimé en ligne et que le comptoir était arrivé abîmé. Une nouvelle demande est ouverte.

Une affaire qu'il fallait fermer

Un devis de faire-part attend depuis deux mois. L'agent relit l'échange : le bon à tirer avait été envoyé, puis plus rien. Il écrit une seule question à la cliente : le projet est-il toujours d'actualité ? Elle répond que le mariage a été reporté d'un an. L'agent ferme l'affaire en notant la nouvelle date et programme une relance huit mois plus tard.

Les mots qu'il emploie chaque jour

Bon à tirer: L'accord écrit du client sur l'épreuve : après lui, une erreur de contenu n'est plus imputable à l'imprimeur.
Fichier prêt à imprimer: Le document contrôlé en polices, fonds perdus, résolution et profil couleur ; un fichier non conforme est le premier motif de retard.
Façonnage: Tout ce qui suit l'impression : pliage, rainage, découpe, reliure ; c'est souvent là que se perdent les délais.

Son métier de départ : Agent de relance commerciale. Toute l'activité : Impression numérique et reprographie.