Le budget d'une reprographie ne se fait pas en reconduisant le total de l'année précédente : un marché de copies qui arrive à échéance, un client qui internalise ses impressions, une hausse du papier ou un nouveau traceur changent tout. Les hypothèses doivent être écrites en volumes et en prix pour que le gérant puisse les discuter avec ses responsables de boutique.

Ce qu'il fait chaque jour chez vous

Recueillir les prévisions de chaque boutiqueIl demande à chaque responsable ses volumes attendus par famille, avec les clients qui arrivent ou partent, et relance par courriel ceux qui n'ont pas répondu à la date fixée.
Poser le calendrier des marchés publicsIl inscrit au budget la date de renouvellement de chaque contrat de copies avec une collectivité, son volume et l'hypothèse retenue : reconduit, perdu ou à conquérir.
Écrire l'hypothèse de prix du papierPour les grammages les plus consommés, il note le prix actuel, la hausse annoncée par le papetier et la date d'effet, et en déduit le coût budgété.
Budgéter la maintenance et les clicsÀ partir des volumes prévus par machine, il calcule le coût de clics, de maintenance et de visites de calage couleur, pour chaque presse et traceur.
Prévoir les heures de saisonIl estime avec les responsables les heures supplémentaires et renforts de la rentrée et des fêtes, en particulier au façonnage où les pointes se concentrent.
Tenir les versions arbitréesChaque version du budget est datée et accompagnée de la liste des hypothèses changées, pour que personne ne travaille sur un chiffre abandonné.

Sur le terrain

Un marché de copies d'une communauté de communes

Le contrat de copies d'une communauté de communes, qui pèse lourd dans le chiffre de la boutique principale, arrive à échéance en juin. L'agent construit deux versions du budget : marché reconduit et marché perdu. Dans la seconde, il chiffre ce que deviendraient les clics minimaux de la presse dédiée. Le gérant prépare sa réponse à l'appel d'offres en sachant le prix plancher qu'il peut proposer.

La hausse du papier couché annoncée en novembre

Le papetier annonce une hausse sur les couchés à partir de janvier. L'agent applique la hausse aux volumes budgétés par grammage et montre qu'elle efface une partie de la marge du petit tirage couleur. Il propose de dater l'hypothèse et de l'accompagner d'une révision des prix affichés au comptoir, que le gérant arbitre dans la version suivante.

Les mots qu'il emploie chaque jour

Grammage: Le poids du papier au mètre carré : il change le rendu, le prix, le façonnage et le coût d'expédition.
Façonnage: Tout ce qui suit l'impression : pliage, rainage, découpe, reliure ; c'est souvent là que se perdent les délais.
Calage couleur: Le réglage qui assure la constance des teintes d'un tirage à l'autre ; sans profil, la couleur du client n'est jamais la vôtre.

Son métier de départ : Assistant budget. Toute l'activité : Impression numérique et reprographie.