Une boutique d'impression numérique achète tous les jours, souvent dans la précipitation : un client veut 300 affiches sur un papier qui n'est plus en stock, un traceur réclame une cartouche, une spirale de reliure manque pour un mémoire à rendre le lendemain. Ces commandes partent par courriel du comptoir ou de l'atelier, sans numéro, et la facture du grossiste arrive trois semaines plus tard sans que personne sache à quel travail elle correspond.

Ce qu'il fait chaque jour chez vous

Recevoir les besoins de l'atelier et du comptoirIl recueille les demandes de papier, de consommables et de fournitures de façonnage, et vérifie qu'elles précisent la référence, le format, le grammage, la quantité et le travail client concerné, dont le fichier prêt à imprimer est souvent déjà arrivé.
Compléter les demandes trop vaguesQuand on lui demande « du couché brillant », il relance le demandeur par courriel pour savoir le format de feuille, le grammage et la quantité, avant de transmettre quoi que ce soit au fournisseur.
Préparer des bons de commande numérotésIl établit pour chaque achat un bon de commande avec référence fournisseur, prix convenu et date de livraison voulue, qu'un responsable valide avant envoi au grossiste en papier ou en consommables.
Vérifier que le fournisseur a bien confirméIl guette l'accusé de réception du grossiste et relance quand il manque, car un papier spécial confirmé trop tard décale l'impression et le façonnage d'un travail promis.
Contrôler la livraison contre la commandeIl compare le bon de livraison au bon de commande : nombre de ramettes, format, grammage livré, et signale les erreurs de référence avant que le papier ne parte en machine.
Associer chaque facture à son achatIl rapproche les factures des grossistes et des prestataires de maintenance de leurs bons de commande et de réception, et transmet les écarts de prix ou de quantité au gérant.

Sur le terrain

Le carton de 350 g reçu en 300 g

Une commande de cartes de visite épaisses attendait un carton de 350 g. Le grossiste a livré un 300 g de la même gamme, avec la bonne étiquette de gamme mais un grammage différent. L'assistant a comparé le bon de livraison à la commande, a signalé l'écart à l'atelier avant l'impression et a demandé l'échange par courriel. Le client a reçu ses cartes avec un jour de décalage, prévenu à l'avance par le comptoir.

Les cartouches commandées trois fois

Pendant une semaine chargée, le responsable de l'atelier et deux opérateurs ont chacun commandé des cartouches pour le traceur, par courriel direct au fournisseur. L'assistant a relevé ces trois achats hors circuit à l'arrivée des factures, a regroupé les besoins réels et a proposé au gérant que les consommables passent désormais par une seule demande enregistrée chaque matin.

Les mots qu'il emploie chaque jour

Grammage: Le poids du papier au mètre carré : il change le rendu, le prix, le façonnage et le coût d'expédition.
Façonnage: Tout ce qui suit l'impression : pliage, rainage, découpe, reliure ; c'est souvent là que se perdent les délais.
Fichier prêt à imprimer: Le document contrôlé en polices, fonds perdus, résolution et profil couleur ; un fichier non conforme est le premier motif de retard.

Son métier de départ : Assistant achats. Toute l'activité : Impression numérique et reprographie.