Derrière les presses, il y a une chaîne de saisies : ordres de fabrication, sorties de papier du magasin, retours de reliquats, entrées de produits finis, bordereaux de lots. Chaque mouvement de matière de valeur doit apparaître à la fois dans SAP S/4HANA et dans le registre, avec les mêmes quantités. Le back-office est l'endroit où une différence entre les deux se voit en premier, et où elle doit être renvoyée, pas corrigée en silence.

Ce qu'il fait chaque jour chez vous

Créer les ordres de fabrication à partir du contratIl saisit dans l'ERP l'ordre de fabrication de chaque lot avec la quantité contractuelle, la spécification en vigueur et la référence du bon à tirer, sans lesquels l'atelier ne démarre pas.
Enregistrer les sorties et retours de papierIl passe chaque sortie de magasin vers l'atelier et chaque retour de reliquat avec le nombre de feuilles et les numéros de lot, en miroir du registre des matières.
Comptabiliser les gâches déclaréesIl enregistre les rebuts par étape déclarés sur les fiches d'atelier, en attendant leur destruction, pour que le stock de l'ERP ne compte pas comme disponible ce qui est voué au broyage.
Retourner à l'atelier les mouvements incohérentsUne sortie qui ne correspond à aucun ordre, ou une quantité qui diffère du registre, est renvoyée au chef d'équipe avec l'écart chiffré plutôt qu'ajustée dans l'ERP.
Préparer les données de la réconciliationIl extrait pour la qualité, à chaque fin d'étape, les entrées, sorties, rebuts et stocks de la commande dans l'ERP, prêts à être confrontés au registre.
Tenir les fiches articles des matières sécuriséesIl veille à ce que chaque matière sensible ait sa fiche distincte dans l'ERP, par client et par série, pour qu'un papier filigrané ne serve pas à une autre commande.

Sur le terrain

Un retour de papier sans ordre d'origine

Le magasin transmet un retour de mille deux cents feuilles de papier fiduciaire, sans indiquer de quel ordre de fabrication il revient. L'agent ne l'impute pas à la commande la plus probable. Il renvoie le bon au magasinier avec la liste des ordres ouverts sur ce papier, obtient la bonne référence le lendemain, et le registre et l'ERP restent identiques.

Une gâche comptée comme stock disponible

En préparant les données de fin d'étape, l'agent voit que les rebuts de la numérotation n'ont pas été saisis la veille : l'ERP montre donc trois cents feuilles disponibles qui sont en réalité en chambre forte pour destruction. Il saisit la déclaration de l'atelier, prévient le planificateur qui comptait sur ce stock, et la qualité réconcilie sur des chiffres justes.

Les mots qu'il emploie chaque jour

Matière de valeur: Papier fiduciaire, fils et encres de sécurité ou feuille imprimée, comptés à chaque mouvement.
Réconciliation: L'égalité entre entrées et bonnes plus gâches plus stock, vérifiée à chaque étape.
Gâche: La feuille ratée, qui porte les mêmes sécurités qu'une bonne et se détruit sous contrôle.
Bon à tirer: La validation signée du client émetteur sur la dernière version, sans laquelle rien ne s'imprime.

Son métier de départ : Agent de back-office. Toute l'activité : Impression fiduciaire et documents sécurisés.