Un projet de données produit vite une montagne de documents : contrat de traitement de données, analyse d'impact, protocole d'évaluation, rapports intermédiaires, documentation du modèle livré. Quand un DPO demande lequel s'applique, ou qu'un audit réglementaire réclame l'historique d'un système d'IA à haut risque, il faut pouvoir répondre sans chercher. Le gestionnaire documentaire tient ce fonds, ses versions et ses durées de conservation.

Ce qu'il fait chaque jour chez vous

Définir les familles documentaires d'un projetIl tient la liste des types de pièces attendues pour chaque projet, du contrat au rapport final, avec leur propriétaire, leur lieu de rangement et la durée pendant laquelle on les garde.
Désigner la version qui fait foiQuand deux protocoles d'évaluation coexistent, il identifie celui qui a été validé par écrit par le client et marque les autres comme brouillons, avec un lien vers l'accord.
Constituer le dossier technique des projets sensiblesPour un projet classé système d'IA à haut risque, il rassemble documentation, journal des versions et preuves de supervision humaine dans un même dossier, prêt à être produit.
Vérifier qui peut ouvrir les dossiers clientsIl compare les droits réels sur les espaces de chaque projet avec la liste des intervenants prévue au contrat, et signale un ancien consultant ou un stagiaire qui y a encore accès.
Préparer les destructions prévues aux contratsÀ la fin d'un projet, il liste les jeux de données et extractions que le contrat impose de supprimer, avec la date limite, et les soumet au responsable qui ordonne la suppression.
Tenir le registre des fins de projetsIl consigne pour chaque projet clos ce qui a été rendu, supprimé ou conservé, et sur quelle décision, pour pouvoir le prouver au client des années plus tard. Il y joint le rapport final accepté, preuve que l'obligation de moyens du contrat a été tenue.

Sur le terrain

Trois documentations pour un même modèle

Un assureur demande la documentation du modèle de tri des sinistres livré l'an dernier. Le gestionnaire en trouve trois versions sur le partage. Il retrouve le courriel de recette, identifie la version livrée, range les deux autres comme brouillons et transmet au chef de projet la bonne avec sa date de livraison. Le client reçoit le document qui correspond au modèle réellement en service.

Des extractions qui auraient dû disparaître

En préparant la clôture d'un projet pour une enseigne de distribution, le gestionnaire constate que deux extractions de tickets de caisse, même après pseudonymisation, sont encore stockées six mois après la date de suppression prévue au contrat. Il en dresse la liste avec leur emplacement, prévient le responsable du projet et prépare l'attestation de suppression que celui-ci signera une fois l'effacement fait.

Les mots qu'il emploie chaque jour

Système d'IA à haut risque: La catégorie réglementaire qui impose documentation, supervision humaine et journalisation avant toute mise sur le marché.
Pseudonymisation: Elle remplace les identifiants mais laisse des données personnelles ; seule une anonymisation véritable est irréversible.
Obligation de moyens: Un projet d'analyse promet rarement un résultat chiffré : ce qui s'engage est une démarche, des livrables et des critères d'évaluation.

Son métier de départ : Gestionnaire documentaire. Toute l'activité : Données et intelligence artificielle.