Dans une imprimerie fiduciaire, la fiche fournisseur porte une information que les autres entreprises n'ont pas : ce fournisseur est-il qualifié pour livrer une matière de valeur, ses livreurs peuvent-ils entrer sur le quai sécurisé, son accord de confidentialité est-il en cours. Une fiche en double, ou un statut périmé, laisse passer une commande que la sûreté aurait refusée, et que l'audit du client émetteur relèvera. Et les escrocs savent qu'un imprimeur de billets paie de gros montants.

Ce qu'il fait chaque jour chez vous

Porter le statut sécurité sur chaque ficheIl renseigne pour chaque fournisseur s'il est qualifié pour les matières de sécurité, la date de son dernier audit et l'échéance de son accord de confidentialité.
Fusionner les fiches en doubleIl repère les fournisseurs créés plusieurs fois sous des noms proches, vérifie les identifiants légaux et fait fusionner les fiches en gardant l'historique des commandes.
Vérifier tout changement de compte bancaireIl refuse un nouveau RIB reçu par courriel tant que le changement n'a pas été confirmé par un contact connu, par un canal indépendant, et validé par la comptabilité.
Tenir les délégations de signatureIl met à jour qui peut engager quel montant et quelle famille d'achats, et vérifie que les commandes de matières de sécurité portent la double validation prévue.
Préparer les réunions du serviceIl rassemble pour la réunion mensuelle les demandes en attente, les fournisseurs à requalifier et les écarts de réception, avec ce qui attend une décision.
Relancer les dossiers qui stagnentIl suit les demandes de création, de requalification ou de dérogation restées sans réponse et relance leur auteur ou le valideur par courriel.

Sur le terrain

Un RIB changé à la veille d'un gros règlement

Un courriel au nom du papetier annonce un changement de banque, quelques jours avant le règlement d'une livraison importante. L'assistant constate que l'adresse d'envoi diffère d'une lettre de celle du fournisseur et que le courrier insiste sur l'urgence. Il bloque la modification, demande à l'acheteur de faire confirmer par son contact habituel en passant par les coordonnées déjà connues, et prévient la comptabilité. Le papetier confirme n'avoir rien envoyé.

Un prestataire de destruction devenu deux fiches

Le prestataire qui détruit les gâches existe sous deux fiches, l'une qualifiée, l'autre créée par un atelier pour une intervention ponctuelle, sans contrôle sécurité. L'assistant découvre qu'une commande est passée sur la seconde. Il fait suspendre la commande, rattache l'intervention à la fiche qualifiée après vérification par la sûreté et supprime la fiche en double en conservant son historique.

Les mots qu'il emploie chaque jour

Matière de valeur: Papier fiduciaire, fils et encres de sécurité ou feuille imprimée, comptés à chaque mouvement.
Client émetteur: La banque centrale ou l'État qui commande et audite la fabrication.
Gâche: La feuille ratée, qui porte les mêmes sécurités qu'une bonne et se détruit sous contrôle.

Son métier de départ : Assistant opérations achats. Toute l'activité : Impression fiduciaire et documents sécurisés.