Une commande de billets ou de passeports se pilote en réunions : lancement avec le client émetteur, revue des spécifications, comité de production hebdomadaire, réunion de clôture où l'on présente que tout a été livré ou détruit. Les comptes rendus de ces réunions sont relus par le client et parfois par ses auditeurs. Une décision mal notée, comme une tolérance de couleur acceptée oralement, peut ressortir des mois plus tard en litige.

Ce qu'il fait chaque jour chez vous

Monter le dossier d'une revue de programmeAvant une revue avec le client émetteur, il réunit l'avancement des lots, l'état du dernier bon à tirer, la liste des points ouverts sur la spécification et les pièces demandées à la séance précédente.
Noter mot pour mot ce qui engagePendant la séance, il relève avec précision les décisions sur les tolérances, les dates et les quantités, et les formulations exactes acceptées par le client.
Séparer compte rendu interne et compte rendu clientIl rédige deux versions : celle pour le client, limitée à ce qui a été dit avec lui, et celle de l'équipe, qui garde les échanges internes et les points de négociation.
Faire valider le compte rendu par les participantsIl envoie le projet aux intervenants de l'usine pour relecture, puis au client pour approbation, et suit le retour jusqu'à la version signée.
Préparer la réunion de clôture de commandeIl assemble l'état de réconciliation final, les procès-verbaux de destruction et la liste des lots livrés, pour que la séance de clôture se tienne sur pièces.
Poursuivre les actions sans porteurUne action notée sans responsable, ou dont la date passe, revient dans un rappel au chef de projet et à l'ordre du jour de la réunion suivante.

Sur le terrain

Une tolérance de couleur dite à voix haute

Pendant une revue, le représentant de la banque centrale accepte une légère variation de teinte sur le fond d'une coupure, pour les deux premiers lots seulement. L'assistant le note mot pour mot, avec la limite des deux lots, et l'inscrit dans le projet de compte rendu envoyé au client. Le client le signe tel quel, et la tolérance ne pourra pas s'étendre au troisième lot par malentendu.

Une clôture sur pièces

Pour la réunion de clôture d'une commande de visas, l'assistant demande à la qualité l'état de réconciliation final et aux magasins les procès-verbaux des quatre destructions. Il constate qu'un procès-verbal porte une seule signature au lieu de deux. Il le signale au responsable qualité dix jours avant la séance, ce qui laisse le temps de le régulariser.

Les mots qu'il emploie chaque jour

Client émetteur: La banque centrale ou l'État qui commande et audite la fabrication.
Bon à tirer: La validation signée du client émetteur sur la dernière version, sans laquelle rien ne s'imprime.
Réconciliation: L'égalité entre entrées et bonnes plus gâches plus stock, vérifiée à chaque étape.

Son métier de départ : Assistant de réunion. Toute l'activité : Impression fiduciaire et documents sécurisés.