La documentation d'un imprimeur fiduciaire a une contrainte que les autres n'ont pas : une partie de ce qu'il fabrique ne doit pas être décrite. Les éléments vérifiables par le public peuvent figurer dans une brochure ; ceux que lisent les machines ou les laboratoires ne se décrivent qu'à un émetteur, sous accord de confidentialité. Citer une banque centrale comme référence suppose son accord écrit. Les visuels de billets réels obéissent aux règles de reproduction de chaque émetteur. L'assistant tient les versions, les autorisations et les niveaux de diffusion de chaque document dans M-Files.

Ce qu'il fait chaque jour chez vous

Classer chaque document par niveau de diffusionIl attribue à chaque support un niveau, public, réservé aux émetteurs, réservé aux experts sous accord, et vérifie que le circuit de diffusion de M-Files respecte ce classement.
Contrôler qu'aucune sécurité réservée ne figure dans un support publicIl relit chaque brochure ou présentation destinée au public pour s'assurer qu'elle ne décrit que des éléments vérifiables à l'œil ou au toucher, et renvoie à l'auteur tout passage qui en dit plus.
Tenir le registre des références autoriséesIl conserve pour chaque client émetteur cité l'accord écrit qui autorise la mention, son périmètre et sa date, et retire la référence dès que l'accord expire ou que l'organisme le demande.
Vérifier les droits de reproduction des visuelsIl contrôle que chaque image de billet ou de document réel respecte les conditions de reproduction fixées par l'émetteur, marquage spécimen, taille, et préfère les coupures fictives créées en interne ; un spécimen imprimé pour une photo reste une matière de valeur et rejoint le registre.
Retirer les versions périmées en circulationQuand une brochure est remplacée, il retire l'ancienne de la base, prévient les commerciaux qui l'ont téléchargée et leur demande de supprimer leurs copies locales.
Faire valider par l'expert technique concernéIl soumet chaque nouvelle fiche sur la taille-douce, les fils ou les encres à l'expert de la production avant diffusion, et refuse de publier une performance qu'aucun essai ne documente.

Sur le terrain

Une brochure qui en disait trop

Un commercial propose une nouvelle brochure de sécurités pour un salon. En la relisant, l'assistant repère un paragraphe qui décrit le principe de détection d'un élément destiné aux machines de tri. Il le signale à l'auteur et à la sûreté, qui confirment que ce passage relève de la documentation réservée. La brochure est publiée sans lui, et le paragraphe rejoint le dossier remis aux émetteurs sous accord de confidentialité, classé au niveau experts dans la GED.

Une référence qui n'était plus autorisée

En préparant une mise à jour de la liste des références, l'assistant constate que l'accord écrit d'une banque centrale pour être citée date de dix ans et portait sur une série aujourd'hui retirée. Il retire la mention de la liste publique en attendant, prépare un projet de demande d'accord renouvelé et le transmet au titulaire du compte. L'émetteur accepte d'être cité, mais sans mention des volumes ; la nouvelle version de la liste en tient compte.

Les mots qu'il emploie chaque jour

Client émetteur: La banque centrale ou l'État qui commande et audite la fabrication.
Taille-douce: L'impression en relief tactile propre aux billets et aux titres sécurisés.
Matière de valeur: Papier fiduciaire, fils et encres de sécurité ou feuille imprimée, comptés à chaque mouvement.

Son métier de départ : Assistant documentation commerciale. Toute l'activité : Impression fiduciaire et documents sécurisés.