Les scans arrivent de partout : fiches de poste numérisées en fin d'équipe, certificats d'analyse d'un papetier, photos d'un défaut prises par le contrôle, courriers d'une banque centrale. Dans une usine ordinaire, un fichier mal rangé fait perdre du temps. Ici, un fichier mal rangé peut ouvrir à tout le monde un document que seuls trois ingénieurs ont le droit de voir. L'agent de classement range vite, mais d'abord au bon niveau d'accès.

Ce qu'il fait chaque jour chez vous

Reconnaître la commande derrière chaque scanIl lit sur chaque fiche numérisée la référence de commande, l'étape et la date, et la range sous cette commande plutôt que dans le dossier du jour où elle est arrivée.
Appliquer le niveau d'accès du documentAvant de déposer un fichier, il regarde à quel niveau de confidentialité il appartient et le place dans l'espace correspondant de M-Files, jamais dans un partage plus large.
Nommer les certificats des fournisseursLes certificats d'analyse du papier fiduciaire et des encres sont renommés avec le fournisseur, le numéro de lot et la date de réception, pour qu'un lot de matière de valeur retrouve son certificat en une recherche.
Regrouper les pièces d'une destructionIl rassemble dans un même dossier la demande, la liste des gâches détruites et le procès-verbal signé, pour qu'une séance de destruction se relise d'un seul tenant.
Interroger avant de ranger l'inconnuUn fichier sans référence lisible n'est pas rangé au jugé : il demande au déposant de quelle commande il s'agit, et le garde en attente dans un espace restreint.
Repérer les copies en tropIl liste les fichiers déposés deux fois, par exemple une même fiche scannée par deux équipes, et propose de n'en garder qu'un en le signalant à la qualité.

Sur le terrain

Des photos de défaut sans légende

Le contrôle qualité dépose douze photos d'un défaut d'impression intitulées seulement par leur numéro d'appareil. L'agent y reconnaît, sur trois d'entre elles, le numéro de feuille d'une commande de billets pour un client émetteur d'Amérique latine. Il range celles-là sous la commande et demande au contrôleur à quelle commande appartiennent les neuf autres, qui restent en attente dans l'espace qualité.

Un procès-verbal arrivé avant sa liste

Le procès-verbal d'une séance de destruction est scanné et déposé, mais la liste des feuilles détruites n'est pas encore arrivée. L'agent crée le dossier de la séance, y range le procès-verbal, et inscrit une relance au responsable de la séance pour obtenir la liste. Il ne clôt pas le dossier tant que les deux pièces n'y sont pas.

Les mots qu'il emploie chaque jour

Gâche: La feuille ratée, qui porte les mêmes sécurités qu'une bonne et se détruit sous contrôle.
Matière de valeur: Papier fiduciaire, fils et encres de sécurité ou feuille imprimée, comptés à chaque mouvement.
Client émetteur: La banque centrale ou l'État qui commande et audite la fabrication.

Son métier de départ : Agent de classement. Toute l'activité : Impression fiduciaire et documents sécurisés.