Le directeur d'un site de fabrication de billets reçoit trois sortes d'urgences : un écart de comptage qui bloque une commande, un client émetteur qui veut avancer un lot, un auditeur qui réclame une pièce. Tout le reste peut attendre. L'assistant de direction fait ce tri, prépare chaque rendez-vous avec les bons chiffres et vérifie que ce qui a été décidé en comité a vraiment été repris par les ateliers.

Dans une entreprise de impression fiduciaire et documents sécurisés, ce poste s'appelle « Assistant de direction » (direction).

Ce qu'il fait chaque jour chez vous

Faire remonter sans délai les écarts bloquantsDès qu'un chef d'atelier signale qu'une étape ne tombe pas juste à la feuille, il en informe le directeur avec la commande concernée et le lot de livraison menacé, avant toute autre affaire du jour.
Préparer les revues avec chaque banque centraleAvant une revue de programme, il assemble l'avancement par lot, les dates contractuelles, les points ouverts sur les spécifications et les échanges en cours, sur une note de deux pages.
Suivre les décisions du comité de productionIl note chaque décision prise en comité, son porteur et sa date, puis vérifie la semaine suivante qu'elle a été appliquée, par exemple un changement de rythme de destruction des gâches.
Filtrer les sollicitations du directeurIl redirige vers la qualité, la sûreté ou la logistique les demandes qui relèvent d'elles, et ne garde pour le directeur que ce qui exige son arbitrage ou sa signature.
Préparer les dossiers de signatureIl présente au directeur les pièces qui l'engagent, comme un état de réconciliation de fin de commande ou une lettre au client émetteur, avec un résumé de ce qu'elles certifient.
Tenir l'agenda entre usine et déplacementsIl concilie les visites d'audit sur site, les déplacements chez les clients d'État et les comités internes, en protégeant les créneaux des tirages sous surveillance du client.

Sur le terrain

Une feuille manquante la veille d'une livraison

À dix-huit heures, le chef de la ligne de découpe signale une feuille manquante sur une commande dont le lot doit partir sous escorte le surlendemain. L'assistant prévient le directeur, rassemble le registre de l'étape et le nom des personnes présentes, et lui prépare la liste de ceux à réunir le lendemain à sept heures. Le directeur arrive à la réunion avec tout en main.

Une décision de comité restée sur le papier

Le comité avait décidé de faire valider chaque changement de version de spécification par la qualité avant diffusion à l'atelier. Trois semaines plus tard, l'assistant constate qu'une nouvelle version a circulé sans ce visa. Il le signale au directeur avec la référence du document, et la règle est rappelée par écrit aux deux services.

Les mots qu'il emploie chaque jour

Client émetteur: La banque centrale ou l'État qui commande et audite la fabrication.
Réconciliation: L'égalité entre entrées et bonnes plus gâches plus stock, vérifiée à chaque étape.
Gâche: La feuille ratée, qui porte les mêmes sécurités qu'une bonne et se détruit sous contrôle.

Son métier de départ : Assistant de direction. Toute l'activité : Impression fiduciaire et documents sécurisés.