La comptabilité d'une société data a ses particularités : factures mensuelles de plateformes de calcul libellées en dollars, licences annuelles, prestataires d'annotation à l'étranger, clients européens facturés sans TVA française, projets payés par jalons. Chaque coût doit être rattaché au bon projet pour savoir s'il est rentable. L'assistant comptable tient ce rattachement, passe les écritures courantes et réclame les justificatifs manquants.

Dans une entreprise de données et intelligence artificielle, ce poste s'appelle « Secrétaire comptable » (gestion et administration).

Ce qu'il fait chaque jour chez vous

Imputer les coûts de calcul aux projetsIl ventile chaque facture de plateforme de calcul entre les projets qui l'ont consommée, d'après le détail d'usage fourni par l'éditeur, pour que la marge de chaque projet soit juste.
Traiter les factures en devisesIl passe les factures des éditeurs étrangers au cours du jour prévu par la méthode du cabinet comptable et note l'écart de change au règlement.
Suivre la facturation par jalonsIl rapproche les factures émises des jalons du contrat : cadrage, prototype, évaluation, et signale un jalon atteint qui n'a pas encore donné lieu à facture.
Identifier les autoliquidations de TVAPour les achats de services auprès d'éditeurs hors de France et les ventes à des clients européens, il repère les opérations concernées et prépare le récapitulatif pour l'expert-comptable.
Lettrer les comptes des grands clientsIl rapproche les règlements des grands comptes, souvent groupés pour plusieurs bons de commande, avec chaque facture correspondante, et signale ce qui reste ouvert.
Réclamer les justificatifs des achats en ligneIl relance les consultants qui ont payé par carte une API, un jeu de données d'entraînement ou un service en ligne sans déposer la facture, avec la date et le montant.

Sur le terrain

Une facture de calcul sans ventilation

La facture mensuelle de la plateforme de calcul atteint 9 400 € sans détail par projet. L'assistant comptable récupère l'export d'usage par espace de travail, constate que 60 % viennent d'un projet en phase de mise en production d'un modèle pour un transporteur et 25 % d'essais internes, et passe l'écriture ventilée. Le chef de projet découvre ainsi que son budget de calcul est presque épuisé.

Un jalon livré mais jamais facturé

En rapprochant les factures émises avec le planning des projets, l'assistant comptable remarque que le rapport d'évaluation d'un projet pour une coopérative agricole a été accepté par le client six semaines plus tôt sans que le jalon soit facturé. Il le signale à l'agent de facturation avec la date de l'acceptation et le montant prévu au contrat, qui relève de l'obligation de moyens tenue et non d'un résultat chiffré.

Les mots qu'il emploie chaque jour

Obligation de moyens: Un projet d'analyse promet rarement un résultat chiffré : ce qui s'engage est une démarche, des livrables et des critères d'évaluation.
Jeu de données d'entraînement: Les données qui servent à fabriquer le modèle : leur origine et leurs droits conditionnent tout ce qu'on pourra en faire.
Mise en production d'un modèle: Le passage du prototype au service utilisé : c'est là qu'apparaissent le coût, la latence et la surveillance.

Son métier de départ : Assistant comptable. Toute l'activité : Données et intelligence artificielle.