Chaque jour il contrôle les dossiers de vente et de conseil du cabinet : recueil des besoins daté et signé, document d'information sur le produit remis, fiche de conseil motivée, informations précontractuelles, vérification d'identité à l'entrée en relation. Il réclame aux conseillers les pièces manquantes et les relance, tient le registre des réclamations clients avec leurs délais de réponse, suit les échéances réglementaires du cabinet et lit les nouveautés de la réglementation.
Ce qu'il fait chaque jour
- Faire le point du matin sur la conformitéEn début de journée, relever les réclamations reçues, leurs délais et les échéances réglementaires proches.
- Contrôler un dossier de venteÀ chaque dossier déposé, contrôler la présence et la qualité de chaque pièce obligatoire et noter ce qui manque.
- Réclamer les pièces manquantes aux conseillersÉcrire au conseiller de chaque dossier incomplet la liste des pièces à fournir, et le relancer s'il tarde.
- Tenir le registre des réclamationsÀ chaque réclamation reçue, l'inscrire au registre avec sa date, accuser réception au client et noter le délai de réponse.
- Relancer les réclamations proches du délaiPrévenir le responsable de chaque réclamation dont le délai de réponse approche sans réponse envoyée.
- Suivre les échéances réglementaires du cabinetTenir les échéances du cabinet (immatriculation, formation, garanties) et prévenir un mois avant.
- Lire les nouveautés de la réglementationLire en ligne les nouveautés réglementaires de la distribution d'assurance et noter ce qui change pour le cabinet.
- Envoyer le rapport mensuel de conformitéChaque mois, envoyer le rapport de conformité : dossiers contrôlés, manques, réclamations, échéances.
- Compte rendu du soirEn fin de journée, envoyer les dossiers contrôlés, les pièces réclamées et les réclamations du jour.
Les logiciels qu'il sait tenir
- Microsoft 365
Je contrôle les dossiers de vente contre la procédure, je tiens le registre des réclamations et je rédige le point de conformité mensuel. - Prima Solutions
Je relève les dossiers de vente et leurs pièces obligatoires pour les contrôler un par un. - MetricStream
Je tiens le registre des réclamations et le suivi des actions dans les cabinets équipés d'un outil de conformité. - Lexis 360
Je vérifie le texte applicable avant d'inscrire une échéance réglementaire à l'échéancier du cabinet. - SharePoint
Je classe les pièces du cabinet et les dossiers contrôlés avec la date de leur contrôle.
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