Le courrier d'une imprimerie n'est pas seulement administratif. Il y a les notifications d'attribution des collectivités qui font courir le délai d'exécution, les réclamations écrites sur une livraison, les épreuves contractuelles envoyées à une agence qui doit les renvoyer annotées, les liasses d'échantillons du papetier. Le gestionnaire enregistre tout à l'arrivée, date comprise, et sait qui attend quoi.

Ce qu'il fait chaque jour chez vous

Dater les notifications des collectivitésUne lettre d'attribution ou un bon de commande de marché porte un délai d'exécution : il note la date de réception, le délai annoncé et le commercial concerné, et prévient celui-ci le jour même.
Suivre les épreuves parties pour signatureQuand une épreuve papier part chez un client qui veut la voir en main, il note l'envoi, le numéro de suivi et la date de retour attendue du BAT, et relance si rien ne revient.
Enregistrer les réclamations reçues par écritUne lettre qui conteste une quantité livrée ou un défaut de façonnage est enregistrée avec sa date, scannée et transmise au responsable qualité avec le numéro du travail retrouvé.
Distribuer les échantillons du papetierLes liasses et nuanciers reçus sont enregistrés et remis au commercial ou à l'atelier qui les a demandés, avec la référence et le grammage notés pour le chiffrage.
Préparer les plis recommandésMise en demeure d'un client qui ne paie pas, résiliation d'un contrat de maintenance : il prépare le pli et son bordereau, que le responsable signe, puis conserve la preuve de dépôt et l'avis de réception.
Garder en vue les plis qui attendent une suiteChaque courrier qui appelle une réponse (épreuve à retourner, contrat à renvoyer signé, réclamation à traiter) reste sur sa liste tant que la réponse n'est pas partie ou arrivée.

Sur le terrain

La notification des bulletins municipaux

Une lettre de la mairie arrive : l'imprimerie est retenue pour les bulletins de l'année, premier numéro à livrer trois semaines après notification. Le gestionnaire note la date de réception portée sur l'avis, calcule l'échéance et l'envoie au commercial et au planning le jour même, cahier des charges joint. Sans cette date, l'équipe aurait compté à partir du jour où quelqu'un aurait ouvert l'enveloppe, restée sur un bureau tout le week-end.

Une épreuve livrée mais jamais revenue

Une agence a demandé l'épreuve papier de la couverture d'un livre d'art, partie en colis suivi le mardi. Le jeudi, le suivi indique la livraison, mais aucun BAT signé n'est revenu et la presse est réservée pour lundi. Le gestionnaire écrit à l'agence et au commercial pour rappeler que l'impression attend le retour signé, et place ce travail en tête de sa liste des plis en attente.

Les mots qu'il emploie chaque jour

BAT: Le bon à tirer : l'épreuve que le client signe et qui arrête tout, texte comme couleur, avant lancement machine.
Grammage: Le poids du papier au mètre carré, qui décide du rendu, du pliage, du port et d'une partie du prix.
Façonnage: Tout ce qui suit l'impression : coupe, pliage, rainage, piqûre, dos carré collé ; souvent le vrai délai du travail.

Son métier de départ : Gestionnaire de courrier. Toute l'activité : Imprimerie offset et numérique.