L'administration des ventes, dans le fiduciaire, ne ressemble pas à celle d'un fabricant ordinaire. Une commande ne se saisit qu'avec sa spécification de sécurité en vigueur, se livre par lots sous escorte à des dates contractuelles assorties de pénalités, et ne se clôt qu'avec la preuve que chaque feuille a été livrée ou détruite. L'agent tient ce circuit dans SAP S/4HANA et veille à ce que l'équipe commerciale et la production disent la même chose au client.

Ce qu'il fait chaque jour chez vous

Saisir les commandes sur la bonne versionIl crée chaque commande dans SAP S/4HANA en la rattachant à la version de spécification qui y correspond, et bloque la saisie quand la version citée par le client n'est pas celle du dernier bon à tirer signé.
Tenir le calendrier contractuel des lotsIl suit chaque lot de livraison avec sa date contractuelle, sa quantité et sa pénalité de retard, et prévient la direction commerciale dès que la planification de la GPAO menace une échéance.
Rapprocher facturation et livraisonsIl vérifie que chaque facture correspond à un lot réellement livré et réceptionné par le client émetteur, en milliers de billets ou en unités, et prépare les avoirs quand une quantité a été corrigée.
Clore administrativement une commandeIl ne clôt une commande que lorsque l'état de réconciliation final est validé : bonnes livrées, gâches détruites sous procès-verbal, stock résiduel identifié, sans écart.
Calculer les pénalités et les franchisesEn cas de retard, il calcule la pénalité selon la formule du contrat, recense les causes qui ouvrent une franchise (retard de bon à tirer imputable au client, matière fournie en retard), et prépare la note pour la direction.
Produire les tableaux de bord de l'équipeIl publie chaque mois l'état du carnet de commandes, des lots à venir, des pénalités encourues et des réconciliations ouvertes, pour que commerciaux et production partent des mêmes chiffres.

Sur le terrain

Une commande saisie sur une version périmée

Un commercial transmet une commande de titres de séjour en citant la version de spécification de l'an passé. L'agent compare avec le dernier bon à tirer signé dans M-Files, constate que deux éléments ont changé depuis, bloque la saisie et écrit au commercial pour qu'il fasse confirmer la version par le client. La commande est saisie deux jours plus tard sur la bonne base, avant que l'atelier ne prépare quoi que ce soit.

Un retard dont la cause est chez le client

Un lot de billets part avec neuf jours de retard. Avant de calculer la pénalité, l'agent reprend l'historique : le bon à tirer avait été retourné par la banque centrale avec douze jours de décalage sur le calendrier convenu. Il prépare pour la direction une note qui chiffre la pénalité théorique, cite la clause de franchise et joint les dates d'échange, pour une discussion argumentée avec le client.

Les mots qu'il emploie chaque jour

Réconciliation: L'égalité entre entrées et bonnes plus gâches plus stock, vérifiée à chaque étape.
Bon à tirer: La validation signée du client émetteur sur la dernière version, sans laquelle rien ne s'imprime.
Client émetteur: La banque centrale ou l'État qui commande et audite la fabrication.
Gâche: La feuille ratée, qui porte les mêmes sécurités qu'une bonne et se détruit sous contrôle.

Son métier de départ : Responsable administration des ventes. Toute l'activité : Impression fiduciaire et documents sécurisés.