Une spécification de sécurité change plusieurs fois avant la production : un fil plus large, une encre qui change de couleur, un motif guilloché retouché. Si l'atelier imprime sur la version précédente, c'est toute une commande à refaire et à détruire. Le gestionnaire documentaire tient l'unique version en vigueur de chaque document, ses droits d'accès restreints et l'historique que le client émetteur peut demander à voir.

Ce qu'il fait chaque jour chez vous

Faire disparaître les versions remplacées des postes d'atelierQuand une spécification passe à une nouvelle version, il retire la précédente des espaces consultés en production et la range dans l'historique, accessible à la seule qualité.
Relier chaque bon à tirer à sa versionIl rattache le bon à tirer signé par le client à la version exacte de la spécification qu'il valide, pour qu'on puisse prouver ce qui a été accepté.
Restreindre les droits par commandeDans M-Files, il vérifie que seuls les membres du projet ont accès aux fichiers d'une commande d'État, et signale tout droit hérité d'un ancien projet ou d'un départ.
Tenir les dossiers des plaques et cylindresIl classe les fiches des plaques de taille-douce et des cylindres d'impression avec leur commande et leur statut, en service, archivé ou à détruire.
Préparer les extraits pour l'auditPour un auditeur de sécurité, il sort l'historique des versions et des accès d'un document, sans ouvrir le reste du fonds.
Suivre la fin de vie des documents de fabricationIl signale les documents de commandes terminées dont la durée de conservation s'achève, et ne les détruit qu'avec l'accord écrit du responsable, en consignant la destruction comme pour une gâche.

Sur le terrain

Deux versions d'une même page de passeport

En contrôlant l'espace d'atelier, le gestionnaire trouve la version 6 et la version 7 de la spécification d'une page de visa, toutes deux ouvertes au personnel de prépresse. La 7 porte une modification du motif de fond validée la veille. Il retire la 6, prévient le chef de prépresse, et vérifie avec lui qu'aucune plaque n'a été gravée sur l'ancienne.

Un ingénieur parti, un accès resté

Lors du contrôle trimestriel des accès, il voit qu'un ingénieur affecté depuis trois mois à un autre site garde l'accès aux dossiers d'une commande de billets en cours. Il ne retire rien seul : il adresse la liste au responsable sûreté, qui valide la suppression, puis consigne la date du retrait pour le prochain audit.

Les mots qu'il emploie chaque jour

Bon à tirer: La validation signée du client émetteur sur la dernière version, sans laquelle rien ne s'imprime.
Client émetteur: La banque centrale ou l'État qui commande et audite la fabrication.
Taille-douce: L'impression en relief tactile propre aux billets et aux titres sécurisés.
Gâche: La feuille ratée, qui porte les mêmes sécurités qu'une bonne et se détruit sous contrôle.

Son métier de départ : Gestionnaire documentaire. Toute l'activité : Impression fiduciaire et documents sécurisés.