Un appel d'offres de billets ou de titres d'identité se joue souvent en plusieurs tours : dossier de préqualification, remise d'échantillons fabriqués sur la machine réelle, offre technique, offre de prix sous pli séparé. Une attestation de sûreté périmée, un échantillon expédié sans le protocole demandé ou une caution de soumission mal libellée éliminent le meilleur dossier. Le coordinateur tient le règlement, la liste des pièces, le calendrier à rebours dans Microsoft Project et les contributions de la production, de la qualité, de la sûreté et du juridique.

Ce qu'il fait chaque jour chez vous

Décortiquer le cahier des charges de l'émetteurIl relève dans le cahier des charges les éléments de sécurité exigés, les essais imposés aux échantillons, les critères de notation et les causes d'élimination, et en fait une fiche lisible par la production, en notant si l'émetteur exige de valider un bon à tirer des échantillons avant leur fabrication.
Planifier la fabrication des échantillonsIl réserve avec la planification le passage des échantillons en offset et en taille-douce sur les machines de production, et prévoit leur comptage et leur expédition sécurisée.
Rassembler les attestations de sûreté et de qualitéIl vérifie la validité des certifications et attestations demandées, en demande le renouvellement à temps et signale toute pièce qui expirerait avant la date de dépôt.
Faire établir la caution de soumissionIl transmet à la banque de l'entreprise le modèle de caution imposé par l'émetteur, vérifie le libellé reçu et alerte la direction financière si les délais de la banque menacent le dépôt.
Contrôler les deux plis avant fermetureIl vérifie, pièce par pièce, que l'offre technique ne contient aucun prix, que l'offre financière suit le bordereau imposé et que chaque document est signé par la personne habilitée.
Préparer les réponses aux questions de l'acheteurPendant l'évaluation, il recense les demandes de précisions du client émetteur, collecte les réponses auprès des experts et prépare les courriers dans le délai fixé.

Sur le terrain

Des échantillons à produire en trois semaines

Une banque centrale demande cinq cents échantillons d'une coupure fictive, imprimés sur la ligne de production avec le papier et le fil proposés. Le coordinateur construit le calendrier à rebours : réception du papier, création des plaques, passage en offset puis en taille-douce, contrôle, comptage, mise sous scellés et transport sécurisé. Il constate que le papier n'arrivera que cinq jours avant la date de remise. Il obtient du fournisseur une livraison anticipée d'une partie et inscrit chaque mouvement au registre de matière de valeur. Les échantillons partent avec deux jours d'avance.

Une attestation qui expirait la veille du dépôt

En vérifiant la liste des pièces d'une consultation pour des cartes d'identité, le coordinateur remarque que l'attestation de certification du site expire la veille de la date limite de dépôt. Il prévient la qualité, qui confirme que l'audit de renouvellement est passé mais que le certificat n'est pas encore émis. Il demande à l'organisme une lettre attestant le renouvellement en cours, la joint au dossier avec l'ancien certificat et note la question dans le registre des risques de l'offre. Le dossier est jugé recevable.

Les mots qu'il emploie chaque jour

Client émetteur: La banque centrale ou l'État qui commande et audite la fabrication.
Taille-douce: L'impression en relief tactile propre aux billets et aux titres sécurisés.
Matière de valeur: Papier fiduciaire, fils et encres de sécurité ou feuille imprimée, comptés à chaque mouvement.
Bon à tirer: La validation signée du client émetteur sur la dernière version, sans laquelle rien ne s'imprime.

Son métier de départ : Coordinateur appels offres. Toute l'activité : Impression fiduciaire et documents sécurisés.