Un imprimeur de documents sécurisés ne vend pas sans papiers à jour : agréments, habilitations du personnel, attestations d'assurance, certificats exigés par chaque client émetteur dans son cahier des charges. Une attestation échue la semaine du dépôt d'une offre, et c'est un marché de passeports perdu. L'assistant tient ce stock de justificatifs comme l'atelier tient ses feuilles.

Ce qu'il fait chaque jour chez vous

Suivre les échéances des agréments et certificationsIl tient la liste des certificats de sécurité de l'usine et de leurs dates de renouvellement, et prévient la direction qualité plusieurs mois avant chaque audit de reconduction.
Constituer les pièces d'une réponse à appel d'offresPour un appel d'offres de billets ou de cartes d'identité, il rassemble les attestations fiscales et sociales, les certificats et les références demandées, et signale celles qui manquent avant la date limite.
Tenir les dossiers d'habilitation du personnelIl suit pour chaque salarié affecté en zone sécurisée la date de son habilitation et les pièces à renouveler, et prévient le service du personnel avant qu'un badge ne cesse d'ouvrir l'atelier.
Préparer les formalités d'export des commandesPour une livraison à un État étranger, il prépare la liste des documents douaniers et des autorisations à obtenir, que le service logistique complète ensuite dans le système sécurisé.
Réunir les justificatifs pour l'auditeurAvant un audit, il rassemble les attestations d'assurance de la matière de valeur en stock, les contrats des fournisseurs agréés et les dernières pièces de réconciliation demandées.
Ouvrir les dossiers des nouveaux fournisseurs agréésQuand un fournisseur d'encres ou de fils de sécurité est retenu, il réclame ses justificatifs d'agrément et son engagement de confidentialité avant toute première commande.

Sur le terrain

Une assurance qui expire en plein dépôt

L'appel d'offres d'un ministère pour des titres de séjour ferme dans douze jours, et l'attestation d'assurance transport de l'usine expire dans neuf. L'assistant le voit en préparant le dossier, écrit à l'assureur pour obtenir le renouvellement anticipé, et prévient le responsable commercial que la pièce arrivera en dernière semaine. Le dossier part complet.

Trois badges qui allaient tomber

En faisant son point mensuel, l'assistant remarque que trois conducteurs de la ligne de numérotation ont une habilitation qui arrive à son terme le mois suivant. Il prépare pour chacun la liste des pièces à fournir, l'envoie au service du personnel et inscrit une relance à quinze jours. Aucune équipe n'aura à tourner à effectif réduit.

Les mots qu'il emploie chaque jour

Client émetteur: La banque centrale ou l'État qui commande et audite la fabrication.
Matière de valeur: Papier fiduciaire, fils et encres de sécurité ou feuille imprimée, comptés à chaque mouvement.
Réconciliation: L'égalité entre entrées et bonnes plus gâches plus stock, vérifiée à chaque étape.

Son métier de départ : Assistant administratif. Toute l'activité : Impression fiduciaire et documents sécurisés.