Avant qu'un client transmette un seul jeu de données, son service achats demande un Kbis récent, une attestation d'assurance, parfois un questionnaire de sécurité de quarante pages et la liste des sous-traitants qui hébergent les données. L'assistant administratif tient ces pièces à jour et prépare les dossiers, parce qu'un projet signé peut rester bloqué des semaines faute d'une attestation de vigilance.

Ce qu'il fait chaque jour chez vous

Préparer les questionnaires de sécurité des clientsIl pré-remplit les questionnaires fournisseurs à partir des réponses déjà validées : localisation de l'hébergement, chiffrement, gestion des accès, pseudonymisation. Il marque chaque question nouvelle pour qu'un responsable y réponde.
Suivre la liste des sous-traitants déclarésIl tient à jour la liste des hébergeurs et plateformes cités dans les contrats de traitement de données, et signale quand un nouvel outil employé par l'équipe n'y figure pas encore.
Monter les dossiers de candidature publiquePour les marchés publics de données, il rassemble les attestations fiscales et sociales, les références et les CV, et vérifie les dates de validité avant le dépôt, que l'associé fait lui-même. Dans le mémoire technique, il reprend mot pour mot la clause d'obligation de moyens validée par l'associé.
Renouveler les attestations avant leur expirationIl note la date de fin de chaque attestation d'assurance, de vigilance et de régularité fiscale, et réclame la nouvelle un mois avant qu'un client ne la demande.
Archiver les analyses d'impact signéesChaque analyse d'impact sur la protection des données validée par un client est classée avec sa date, le traitement visé et la personne qui l'a signée, pour la retrouver lors d'un audit.
Signaler les projets à requalifierQuand un dossier mentionne un usage proche du recrutement, du crédit ou de la santé, il demande au responsable si le projet entre dans la catégorie système d'IA à haut risque, pour que la documentation suive.

Sur le terrain

Un grand compte qui bloque le bon de commande

Une banque régionale a validé un projet de détection d'anomalies mais son service achats refuse d'émettre le bon de commande sans questionnaire de sécurité complet. L'assistant reprend les réponses données à un assureur trois mois plus tôt, met à jour la partie hébergement et liste cinq questions inédites sur la journalisation. Le responsable technique y répond en une heure, et le dossier part le jour même.

Une attestation périmée la veille d'un dépôt

En préparant un dossier pour un appel d'offres d'une métropole, l'assistant constate que l'attestation d'assurance responsabilité civile professionnelle a expiré la semaine précédente. Il écrit aussitôt au courtier pour obtenir la nouvelle, prévient l'associé du risque de dossier incomplet et lui propose de joindre la preuve de la demande. L'attestation arrive le lendemain matin, avant la clôture.

Les mots qu'il emploie chaque jour

Pseudonymisation: Elle remplace les identifiants mais laisse des données personnelles ; seule une anonymisation véritable est irréversible.
Système d'IA à haut risque: La catégorie réglementaire qui impose documentation, supervision humaine et journalisation avant toute mise sur le marché.
Obligation de moyens: Un projet d'analyse promet rarement un résultat chiffré : ce qui s'engage est une démarche, des livrables et des critères d'évaluation.

Son métier de départ : Assistant administratif. Toute l'activité : Données et intelligence artificielle.