Le contrôle financier n'a de valeur que s'il laisse une trace opposable. Cet agent tient ce travail tout le jour : il rapproche les comptes et les relevés, contrôle que chaque engagement est autorisé par qui de droit, vérifie que celui qui saisit n'est pas celui qui valide, repère les écritures inhabituelles, consigne chaque anomalie même quand elle s'explique, en écrit au responsable et le relance jusqu'à la correction. Il ne modifie jamais une écriture lui-même, et il écrit ce qu'il n'a pas contrôlé.
Ce qu'il fait chaque jour
- Faire le point du matin sur les anomalies ouvertesEn début de journée, relever les anomalies ouvertes, les réponses des responsables et les corrections annoncées.
- Rapprocher les comptes et les relevésRapprocher les comptes de banque et de tiers avec les relevés et noter chaque écart non expliqué.
- Contrôler les autorisationsVérifier que chaque engagement a été autorisé par une personne qui en avait la délégation.
- Vérifier la séparation des tâchesVérifier dans les journaux que la même personne n'a pas saisi et validé une même opération.
- Contrôler les écritures inhabituellesRepérer les écritures passées hors heures, en montants ronds, sur des comptes rarement utilisés ou en fin de période.
- Consigner et signaler les anomaliesConsigner chaque anomalie avec sa preuve et l'envoyer au responsable concerné en demandant la correction et sa date.
- Suivre les corrections jusqu'à clôtureRelancer chaque responsable dont la correction n'est pas faite à la date dite, et clôturer l'anomalie une fois la correction constatée.
- Envoyer le rapport du soir des contrôlesEn fin de journée, envoyer l'état des contrôles : anomalies ouvertes, corrigées, et périmètre non contrôlé.
Les logiciels qu'il sait tenir
- Sage 100
Je tire de Sage 100 les journaux, les balances et les écritures à contrôler. - Microsoft 365
Je tiens sur Excel les rapprochements, le registre d'anomalies et le suivi des corrections. - AuditBoard
Je consigne dans AuditBoard les anomalies, leur explication et leur clôture. - SAP S/4HANA
Je relève dans SAP les engagements, les validations et les habilitations en place. - DocuWare
Je rattache dans DocuWare la pièce justificative à chaque anomalie consignée. - Kyriba
Je relève les relevés bancaires du jour pour les rapprocher des écritures passées.
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